Einführung eines strukturierten IT-Vertragsmanagements: IST-Analyse

Öffentliche Auftraggeber schließen zur Erledigung ihrer Aufgaben eine Vielzahl von Verträgen mit Dienstleistern ab. Zur effizienten Verwaltung all dieser Verträge bedarf es der Einführung eines strukturierten und nachhaltigen Vertragsmanagements.

Die Praxis spiegelt aber eine andere Situation wider: Aufgrund fehlender Prozessbeschreibungen und fest verankerter Zuständigkeiten wird in den wenigsten Einrichtungen ein echtes Vertragsmanagement gelebt.

Vielfältige Motivationslage

Die konkrete Motivation, sich mit dem Thema zu befassen, kann dabei sehr vielfältig sein:

  • Interesse an einem vollständigen Überblick über alle relevanten Verträge
  • Eine bedarfsgerechte Bereitstellung von Vertragsinformationen
  • Überwachung der Verträge (z.B. hinsichtlich Laufzeit und Volumenausschöpfung)
  • Optimierung der bestehenden Vertragssituation (z.B. Vermeidung von Redundanzen)
  • Ableitung von Informationen für zukünftiges Handeln (z.B. Vermeidung etwaiger nachteiliger Klauseln bei neuen Vertragsabschlüssen),
  • Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Anforderungen (z.B. Revisionssicherheit)

Ausgehend von diesen Motiven sollte die Einführung eines IT-Vertragsmanagements nach einer IST-Analyse der Rahmenbedingungen eine SOLL-Konzeption zur konkreten Umsetzung beinhalten.

Artikelserie zum IT-Vertragsmanagement

Ziel der IST-Analyse

Das Ziel der IST-Analyse besteht darin, die IST-Situation zum Vertragsmanagement zu erfassen und zu analysieren. Insbesondere sollten die im Rahmen einer Erhebung ermittelten Informationen und Daten einer Analyse im Hinblick auf Schwachstellen, Mängel und Optimierungspotenziale unterzogen werden. Diese können in Form eines Schwachstellenkatalogs dokumentiert werden.

Eine weitere Zielsetzung der IST-Analyse könnte darin bestehen, ggf. eine Reifegradmessung des bestehenden Prozesses „Vertragsmanagement“ durchzuführen und zu dokumentieren. Im Rahmen der Analyse sind darüber hinaus auch mögliche Quick Wins zu identifizieren und zu beschreiben.

Methodisches Vorgehen

Aus methodischer Sicht wird es sich anbieten, die gegenwärtige Situation des Vertragsmanagements insbesondere anhand von Dokumentenauswertungen, strukturierten Interviews und mit Hilfe einer internen Umfrage zu erfassen. Im Rahmen der Dokumentenauswertungen könnten beispielsweise die folgenden Unterlagen berücksichtigt werden:

  • Prozesslandkarten bzw. Prozess-Steckbriefe zu den Standardprozessen
  • Dienstanweisungen zur Beschaffung
  • Geschäftsanweisungen zur Informationstechnologie

In Ergänzung zur Dokumentenauswertung sollten strukturierte Interviews mit wichtigen Stakeholdern die zweite methodische Säule für die Erhebung des IST-Zustands bilden. Hierbei bietet es sich an, im Vorfeld einen Fragebogen zu erstellen, der dann als Gesprächsleitfaden für das Interview dienen kann. Der Aufbau des Fragebogens sollte dabei einen generischen Prozess „Vertragsmanagement“ abbilden, in dem alle Phasen im Lebenszyklus von Verträgen von der Erstellung über die Erfüllung und Durchsetzung bis hin zur Pflege und Beendigung beleuchtet werden. Darüber hinaus können weitere Aspekte u.a. zur Vertragsdokumentation und -ablage sowie zur Werkzeugunterstützung mit Fragen untersetzt werden. Durch einen solchen Aufbau des Fragebogens kann sichergestellt werden, dass in jedem Interview alle potenziell relevanten Aspekte zum Vertragsmanagement angesprochen werden. Die Auswahl der Gesprächspartner sollte dabei möglichst weit gefasst werden, da das Vertragsmanagement als Querschnittsprozess eine Vielzahl von Personen tangiert:

  • Beschaffung
  • Vergabe
  • Finanzverwaltung
  • Compliance
  • IT (Life Cycle Management, Service Level Management)

Basis für die Schaffung von Transparenz im Umgang mit Verträgen ist das Wissen darüber, welche IT-Verträge die betreffende Organisation aktuell abgeschlossen hat. Um diese Informationen zu erhalten, ist eine interne Umfrage, an der alle Einheiten teilnehmen sollten, unumgänglich. Dabei sollte die Abfrage dem Umstand Rechnung tragen, dass es verschiedene Typen von IT-Verträgen gibt und diese unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigen müssen. Die folgenden Unterteilungen könnten zielführend sein, um die erforderliche Übersichtlichkeit zu erreichen:

  • Unterteilung nach dem Vertragsgegenstand
    • IT-Verträge
    • TK-Verträge
    • Non-ITK-Verträge
  • Unterteilung nach den Vertragsbedingungen
    • EVB-IT Kauf
    • EVB-IT-Systemvertrag
    • EVB-IT-Dienstvertrag
  • Unterteilung nach Art der Service-Level-Agreements

Um die bestehenden Zuständigkeiten in der Vertragserstellung transparent zu machen, sollte aus den Ergebnissen der IST-Erhebung – getrennt nach den Bereichen IT-Verträge, TK-Verträge und Non-ITK-Verträge – die sog. RACI-Matrix genutzt werden. RACI bezeichnet eine Technik zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten. Der Name leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted und Informed ab. Die RACI-Matrix kann einen entscheidenden Beitrag leisten, das Zusammenspiel der beteiligten Bereiche im Zusammenhang mit sämtlichen Aktivitäten des Vertragsmanagements (Vertragserstellung, Vertragserfüllung, Vertragsdurchsetzung und Vertragspflege) offenzulegen.

Schwachstellenanalyse

Die im Rahmen der IST-Analyse erhobenen Informationen sollten in Bezug auf Schwachstellen u.a. in der bestehenden Bearbeitung, Koordination, Dokumentation und Ablage von Verträgen untersucht und ausgewertet werden. Dafür können allgemeine Kriterien zur Prozessorganisation (insbesondere zur Aufbau- und Ablauforganisation) wie geregelte Zuständigkeiten und definierte Abläufe, Automatisierung, definierte Schnittstellen, definierte Ablagen, Verfügbarkeit, Redundanzfreiheit, Berichtswesen usw. in einer IST-/SOLL-Betrachtung herangezogen werden.

Quick Wins

Um die Akzeptanz des Projektes zu erhöhen, sollte die Erarbeitung von Quick Wins ein Bestandteil der IST-Analyse sein. Als Quick Win wird eine Möglichkeit bezeichnet, mit verhältnismäßig geringem Aufwand eine positive Veränderung umzusetzen. Ein Quick Win zeichnet sich u.a. dadurch aus, dass er

  • einfach zu implementieren ist (einfacher Implementierungsplan und wenige Beteiligte),
  • schnell zu implementieren ist,
  • ohne große Kosten zu implementieren ist und
  • schnell und unkompliziert rückgängig gemacht werden kann.

Mit der Umsetzung der Quick Wins ist die Phase der IST-Analyse beendet und es schließt sich die Ausgestaltung des SOLL-Zustandes an. Dieses Thema wird im zweiten Teil der Artikelserie zum Vertragsmanagement näher beleuchtet.

 

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