IT-Vertragsmanagement im digitalen Wandel

Die Digitalisierung wird das Vertragswesen tiefgreifend verändern – stärker als andere Bereiche. Während viele Unternehmen ihr Kerngeschäft durch den Einsatz moderner Technologien bereits erfolgreich weiterentwickeln, fristet das Vertragswesen meist noch ein Nischendasein mit papierhaften Informationen, einem Automationsgrad nahe Null und Prozessen, die aus vorindustrieller Zeit zu kommen scheinen.

Dieser Beitrag setzt die Reihe meines Kollegen Stephan Göttlicher zur Einführung eines strukturierten IT-Vertragsmanagements fort und zeigt auf, welche Entwicklungen der IT das Vertragsmanagement von Grund auf verändern werden.

Digitalisierung ist mehr als ein papierloses Büro

Sicherlich ist es ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung, wenn Verträge eingescannt und elektronisch abgelegt werden. In einer gut organisierten Ablage, vielleicht einem Dokumentenmanagementsystem mit Verschlagwortung der Dokumente und Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände, lassen sich Dokumente, zumindest ab einer kritischen Menge, leichter finden als in einer papierhaften Ablage mit Ordnern in einem Aktenregal. Auch bei der Erstellung von Verträgen wird heute niemand auf die Verwendung von Textbausteinen, automatische Rechtschreibprüfung, Änderungsverfolgung und Austausch der Dokumente per E-Mail verzichten wollen. Aus Sicht der IT haben wir damit den Stand der 80er Jahre des vergangenen Jahrhunderts erreicht.

Vertragsmanagement 80er

Optimierung der Prozesse innerhalb des Unternehmens

Das Vertragsmanagement zeichnet sich durch feste Prozesse aus. Nach seiner Erstellung durchläuft ein Vertrag zunächst interne Prüf- und Freigabeschritte. Dabei kann es sein, dass er mit einem Änderungsvermerk wieder zurückgegeben wird und modifiziert werden muss. Wurde er an einen externen Vertragspartner verschickt, muss die Rückgabe nachverfolgt und nach Eingang der Prozess fortgesetzt werden. Dabei soll jeder Prozessschritt für jeden Beteiligten nachvollziehbar und der momentane Bearbeitungsstand jederzeit ersichtlich sein. Checklisten, Lauflisten und Kurzmitteilungen in Dokumententaschen lassen sich durch Systeme zur Geschäftsprozess-Automatisierung oder Ticketing-Systeme ersetzen. Der Nutzen ist noch überschaubar, da in diesem Schritt lediglich ein papierhaftes Medium durch ein elektronisches ersetzt wird und viele Bearbeitungsschritte immer noch manuelle Tätigkeiten erfordern.

Erweiterung der elektronischen Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinweg

Ein elektronischer, mit einem entsprechenden System gesteuerter Vertragsprozess hat deutlich mehr Nutzen, wenn er nicht an den Unternehmensgrenzen Halt macht und Verträge per E-Mail oder gar papierhaft per Post an Vertragspartner oder andere Prozessbeteiligte verschickt und ihre Rückgabe nachverfolgt werden muss. Mit entsprechenden Werkzeugen lassen sich Prozessbeteiligte an jedem Punkt der Welt in den Prozess einbinden. Der Rechtsanwalt prüft den Vertrag während seines Skiurlaubs und nimmt Kommentierungen vor. Der Geschäftsführer sichtet während seiner Geschäftsreise von einem anderen Kontinent aus den finalen Stand des Vertrags und gibt ihn frei. Wie aber kann er ihn dort rechtsverbindlich unterschreiben?

Elektronische End-to-End-Prozesse erfordern auch eine elektronische Unterschrift

Damit eine elektronische Unterschrift rechtsgültig ist und somit von Gerichten akzeptiert wird, ist ein Blick auf das für den Vertrag anwendbare Recht erforderlich. Für angloamerikanische Rechtssysteme ist generell die Absicht hinter einer Signatur maßgeblich und nicht deren Form, d.h. einer beliebigen elektronischen Unterschrift steht nichts im Wege. In der Europäischen Union gilt derzeit die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, auch eIDAS-Richtlinie genannt, die durch nationale Regelungen der EU-Mitglieder umzusetzen sind – in Deutschland durch das 2017 in Kraft getretene Vertrauensdienstegesetz (VDG).

Nach aktueller Rechtslage können Verträge, die nach deutschem Recht geschlossen werden, wenn sie über eine entsprechende Formklausel verfügen, jederzeit mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterschrieben werden. Unternehmen benötigen dafür lediglich eine entsprechende Software oder die Unterstützung eines Cloud-Dienstleisters. Verträge, für die Schriftform vereinbart ist, können durch eine qualifizierte elektronische Signatur unterschrieben werden. Diese erfordert eine sogenannte sichere Signaturerstellungseinheit, etwa eine Smartcard, oder alternativ einen zugelassenen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter.

Die technische und rechtliche Machbarkeit einer elektronischen Unterschrift befähigt auch kleinste Unternehmen, sich von bedrucktem Papier im Vertragsmanagement konsequent zu trennen. Was bleibt, ist ein Prozess, der zwar ohne Medienbrüche auskommt, aber noch zahlreiche manuelle Eingriffe durch menschliche Experten erfordert.

Manuelle Prozessschritte durch smarte Assistenten ersetzen

Bei automatisierten Entscheidungen im Vertragsprozess liegt die Schwierigkeit darin, dass Verträge in einer für Normalbürger schwer verständlichen juristischen Sprache formuliert sind und stets die Rechtsauffassung eines verantwortlichen Juristen repräsentieren. Sie sind (noch) keine Regelwerke, die sich durch ein Programm mit Wenn-Dann-Bedingungen abbilden lassen. Ihr Verständnis erfordert in der Regel eine juristische Ausbildung und Erfahrung. Das Dilemma ist, dass Interpretationen eines Vertragstextes durch verschiedene Personen somit auf voneinander abweichenden Ausbildungsniveaus und Erfahrungen basieren und daher zu unterschiedlichen Ergebnissen führen werden. Dieser Interpretationsfähigkeit wird man sich meist erst dann bewußt, wenn der Richter eine andere Meinung vertritt als der Hausjurist.

Glücklicherweise macht die automatisierte, IT-basierte Verarbeitung nicht vor natürlicher Sprache halt. Schon vor 20 Jahren unterstützten Programme zur semantischen Textanalyse Call-Center bei der E-Mail-Korrespondenz und waren in der Lage, einfache Anliegen der Kunden ohne Mitwirkung eines menschlichen Agenten völlig autonom zu erledigen. Der Durchbruch dieser Systeme gelang mit der Abkehr von fest codierten Regelwerken und Algorithmen hin zu selbst lernenden Systemen. Dabei kopieren neuronale Netze die Arbeitsweise des menschlichen Gehirns. Während einer Trainingsphase werden eingehende Informationen, beispielsweise Texte oder Muster, durch unterschiedliche Gewichtung der Einflüsse zwischen Neuronen abgebildet – entweder auf Grundlage eines vom Trainer vorgegebenen, zum Input passenden Outputs oder mit Hilfe einer eigenen Ähnlichkeitsbewertung des Systems, für die kein Trainer benötigt wird. Einfache Anwendungen des Gelernten können Klassifizierungen von Anfragen sein (worum geht es?), Extraktionen von Informationen aus dem Text (Kundennummer, Name, Produkt usw.) oder auch Übersetzungen in eine andere Sprache. Welche Güte ein neuronales Netz bei der Übersetzung natürlichsprachlicher Texte heute hat, kann jeder leicht selbst unter www.DeepL.com herausfinden.

Charakteristisch für heutige Systeme mit sogenannter Künstlicher Intelligenz ist deren Spezialisierung. So gibt es neben Übersetzern, Schach- oder Go-Spielern, Autolenkern usw. eine Vielzahl von Expertensystemen. Alle haben ein umfangreiches Training auf ihrem Spezialgebiet absolviert und das so gewonnene Wissen durch eigenes, sogenanntes unbeaufsichtigtes Lernen erweitert. Für den Einsatz im Vertragswesen gibt es heute bereits zahlreiche Expertensysteme für juristische Themen, die fremde Vertragstexte „verstehen“ und auf Lücken oder Risiken hinweisen, Änderungsvorschläge unterbreiten oder auch neue Verträge erstellen können. Selbstverständlich wird kein Unternehmen sein Vertragswesen vollständig der Rechtsauffassung künstlicher Intelligenzen überlassen und sich blind mit den „Vertragsverhandlungen“ zwischen der eigenen KI und der des Vertragspartners einverstanden erklären. So lange Verträge das sind, was sie heute sind, interpretierbare Fachtexte, die die Rechtsauffassung der beteiligten Juristen widerspiegeln, muss der gesunde Menschenverstand auch die Kontrolle behalten und der Softwareeinsatz auf smarte, wenn auch enorm hilfreiche Assistenten beschränkt werden. Die spannende Frage ist jedoch: Brauchen wir im digitalen Zeitalter noch solche Verträge?

Blockchain-Technologie ermöglicht Smart Contracts

Das Konzept von Smart Contracts ist die Abbildung der Verträge selbst und die Unterstützung ihrer Umsetzung durch Software. Verträge werden nicht mehr in natürlicher Sprache niedergeschrieben sondern in einer Programmiersprache codiert, z.B. in Solidity. Sie umfassen Regeln, deren Einhaltung überwacht wird, und Aktionen, die bei Vorliegen eines Trigger-Events selbständig ausgeführt werden. Ein solches Programm kann beispielsweise die vereinbarte Nutzung von Lizenzen überwachen, entsprechende Lizenzgebühren automatisch abrechnen bzw. gutschreiben, Lizenzmodelle aufgrund des Nutzungsverhaltens selbständig optimieren usw. Denkbar ist das Management von Service Level Vereinbarungen, bei denen automatisch Über- und Untererfüllungen vereinbarter Verfügbarkeiten oder Bearbeitungszeiten gegeneinander aufgerechnet, berichtet und daraus direkt Zahlungstransaktionen angestossen werden. In Peer-to-Peer-Netzwerken kann nicht nur kontrolliert sondern gleich durchgesetzt werden, dass Partner in gleichem Maße beitragen wie konsumieren. Das sind interessante Ansätze, bei denen Überprüfungen der Vertragskonformität und somit auch Vertragsstrafen bei Leistungsstörungen völlig überflüssig werden. Die entscheidende Frage ist jedoch: Wie sicher sind solche smarten Verträge?

Smart Contracts bedienen sich der Blockchain-Technologie. Das bedeutet, sie werden beim Abschluss auf jedem Knoten eines globalen Netzwerks, beispielsweise Ethereum, hinterlegt und durch starke Verschlüsselung vor Veränderung geschützt. Vor jeder Ausführung wird die Authentizität eines Vertrags durch den Vergleich mit den Kopien auf ALLEN Knoten des Netzes verifiziert. Die hohe Redundanz in Verbindung mit starker Kryptographie macht die Programme ausfallsicher und extrem robust gegenüber Manipulationen, was auch für Kryptowährungen wie Bitcoin Verwendung findet. Wer in der Lage ist, einen Smart Contract zu manipulieren, könnte sich auch Bitcoins erzeugen und in großem Umfang auf sein Konto transferieren.

Für einzelne Unternehmen wird die Implementierung von Smart Contracts bereits durch Service Provider wie Oracle erleichtert, die mit ihrem Blockchain Cloud Service den Aufbau unternehmenseigener Blockchain-Netzwerke unterstützen. Auch wenn derzeit einige Vereinbarungen wie Haftungsklauseln, Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarungen oder regulatorische Anforderungen noch einen konventionellen Vertrag erfordern ist schon heute ein Smart Contract für viele Arten von Leistungsvereinbarungen die bessere Alternative.

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Digitalisierung im IT-Vertragsmanagement gemacht?

 

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