Fördermittelmanagement: Optimale IT-Unterstützung

Die organisatorische Ausrichtung von Prozessen im Fördermittelmanagement bleibt eine Herausforderung. Unterstützen kann hierbei die IT mit Hilfe von Software-Lösungen für die Speicherung und Auswertung von Daten. Ein Überblick:

Staatliche Förderprogramme können ein bedeutender Baustein sein, um den Handlungsspielraum einer Kommune zu erweitern, indem erforderliche Investitionen mit einem geringeren Eigenanteil realisiert werden können. Gerade in Zeiten angespannter Kommunalfinanzen werden alternative Finanzierungsformen wichtiger denn je. Kommunen haben in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, sich jährlich auf mehr als 800 verschiedene Förderprogramme der Europäischen Union, von Bund oder Ländern zu bewerben. Meist werden mehrere Fördertöpfe gleichzeitig abgerufen, was direkte Auswirkungen auf den Verwaltungsaufwand und das entsprechende Controlling des Fördermittelmanagements hat. Die Summe an parallel laufenden Projekten lässt herkömmliche Excel-Tabellen schnell an ihre Grenzen stoßen. Dabei ist für eine solide Haushaltsplanung eine genaue Übersicht über die zu erwartenden Fördermittel und die zu erbringenden Eigenmittel unumgänglich.

Unser Podcast zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung: 

Die Digitalisierung in deutschen Behörden schreitet nur langsam voran. Analoge Prozesse und papiergestützte Akten sind in der öffentlichen Verwaltung weiterhin an der Tagesordnung. Die Einführung elektronischer Verwaltungsprozesse würde hier schnell viel Spielraum für Optimierungen bieten, doch die Integration einer sogenannten eAkte scheint eine Operation am offenen Herzen. Stephan Göttlicher (Business Development Manager, PASS) und Thomas Lindauer (Geschäftsführender Gesellschaft, Dokuneo), zwei echte Experten für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung, blicken auf die Problemstellung, liefern eine Ursachenforschung für die schleppende Digitalisierung und zeigen einen Ausweg aus dem Papierkrieg.

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Struktur und Organisation des Fördermittelmanagements

Hinzu kommt, dass mit der Inanspruchnahme von staatlichen Mitteln auch Pflichten einhergehen, die es zu berücksichtigen gilt: Dies kann von speziellen Auflagen zur korrekten Mittelverwendung über das fristgerechte Einrichten von Zahlungsanforderungen bis hin zum passenden Verwendungsnachweis reichen. Analoge Prozesse lassen Sachbearbeiter dabei schnell den Überblick verlieren.

Der gesamte Themenkomplex „Fördermittel“ ist zudem organisatorisch einzuordnen: Hierbei sind grundsätzlich zwei Varianten denkbar:

  1. Dezentrales Fördermittelmanagement: In dieser Struktur ist jede Fachabteilung eigenständig für das Identifizieren, Einwerben und Bewirtschaften der Zuwendungen verantwortlich. Eine zentrale Steuerung existiert genauso wenig wie eine Koordination über alle Fachbereiche, um ggf. auch Förderprogramme zu nutzen, die fachbereichsübergreifend wirken können.
  2. Zentrales Fördermittelmanagement (ZFM): Das ZFM ist eine Organisationseinheit, die als Serviceeinheit für alle Fachbereiche agiert. Dabei übernimmt das ZFM eine Informations-, Steuerungs- und Koordinationsfunktion in allen Phasen des Förderprozesses, der über entsprechende Dienstanweisungen geregelt ist. Die Fachbereiche können sich somit auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und das Einwerben und Abwickeln der Fördermaßnahmen „outsourcen“. Ein weiterer Vorteil besteht in der Umsetzung eines strategischen Fördermanagements, das die Zielsetzungen der Kommune optimal ergänzen kann – eine gute Grundlage für IT-gestützte Fördermittelmanagement-Software.

Die kommunalen Prüfungsanstalten der Länder plädieren dabei regelmäßig für die Etablierung eines ZFM. Zudem wird eingefordert, dass verfügbare Fördermöglichkeiten bei allen neuen Investitionsmaßnahmen standardisiert zu prüfen sind. Bei dezentraler Umsetzung des Fördergeschäfts soll mindestens ein Überblick über alle laufenden Förderprojekte und deren Finanzplanung zentral dokumentiert werden.

Die IT kann das Fördermittelmanagement unterstützen

An diesem Punkt kann eine webbasierte Lösung als zentrale Datendrehscheibe eine entscheidende Rolle spielen. Der PASS Fördermittelmanager (PASS FMM) deckt den Bedarf an hochflexibler (spontaner) Speicherung, Bearbeitung sowie Auswertung von Daten der passiven Förderseite ab.

Mit der Lösung können Entscheider u.a. beobachten, wie sich der Mittelabfluss in den Projekten darstellt und welche Fristen zu beachten sind – nur so können frühzeitig die richtigen Maßnahmen für den Erfolg der Projekte getroffen werden. Zudem werden mit der Anwendung die bereits erwähnten Vorgaben der zuständigen Prüfungsanstalten abgedeckt.

Das erfolgreiche Fördermittelmanagement von von morgen braucht eine Grundlage: die intelligente Datenhaltung. 

 

Bild: Shutterstock, Illustration: PASS

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