Herausforderung Prozessnotation: Wie Fachseite und IT eine gemeinsame Sprache finden

„Die IT versteht einfach nicht, was genau wir mit unserer Anwendung erreichen wollen“ oder „Die Fachseite ist nicht in der Lage, ihre Anforderungen exakt zu beschreiben“. Diese beiden Sichtweisen trifft man immer wieder an, wenn es um die Neu- oder Weiterentwicklung von fachspezifischer Software geht.

Mitarbeiter auf der fachlichen Ebene betrachten die Anwendungsentwicklung nämlich streng aus ihrem fachlichen Kontext heraus und oftmals vor dem Hintergrund der Anwendung, die sie gerade nutzen. Währenddessen denkt die IT strikt in technischen Dimensionen und hat dabei immer die konkrete Umsetzung im Hinterkopf. Damit ein IT-Projekt erfolgreich verlaufen kann, ist es aber unabdingbar, dass die beiden Seiten eine gemeinsame Sprache finden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Anforderungen der Fachseite von der IT korrekt abgebildet werden.

Spezifikationssprache BPMN 2.0 – Die Lösung?

Ein Ausweg aus dieser, für den Projekterfolg durchaus kritischen, Situation könnte die konsequente Anwendung der Notation BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) sein. Der Vorteil dieser grafischen Spezifikationssprache besteht darin, dass Geschäftsprozesse sehr leicht modelliert und dokumentiert werden können. In der konkreten Umsetzung sollte dabei die Methode t.BPM (tangible Business Process Modeling) zum Einsatz kommen. Diese Methodik wurde von Wissenschaftlern des Hasso-Plattner-Instituts an der Universität Potsdam mit der Zielsetzung entwickelt, in möglichst einfacher und visueller Form die Dokumentation von Prozessen zu unterstützen.

Hierbei werden wiederbeschreibbare Acryl-Platten in der BMPN-Notation verwendet, die an einem Tisch ausgelegt und mit Stiften beschrieben werden. Diese „analogen” Modelle sind semantisch genauso ausdrucksstark wie ihre in Software modellierten Pendants. Jedoch können bei t.BPM mehr Leute an der Modellierung mitwirken und ihr Wissen ausdrücken. Das gemeinsame Ergebnis liegt bereits in der angestrebten Notation vor und kann zur weiteren Verarbeitung einfach in ein Prozessmodell (z. B. in MS Visio) übertragen werden.

Projektmanagement anhand BPMN 2.0 bietet viele Vorteile

Die Teilnehmer können interaktiv und im direkten Dialog ihre Sicht des Prozessablaufes darlegen und abstimmen. Dies fördert die Diskussion und verkürzt den Zeitraum der Prozessabstimmung und -dokumentation enorm. Prozesse lassen sich durch Verschieben der Acrylelemente und/oder Radieren der Beschriftung schnell und einfach verändern. So werden langwierige Feedbackprozesse vermieden. Zudem besteht ein weiterer Vorteil der Notation darin, dass die Fachseite nicht gezwungen ist, eine Vielzahl von Elementen zu erlernen. Ganz im Gegenteil: Die Notation kommt im Wesentlichen mit vier Elementen aus – wie das folgende Beispiel erklärt:

Die vier Elemente der Notation

Activity: Eine Aktivität beschreibt eine Aufgabe, die in einem Geschäftsprozess zu erledigen ist.

Data Object: Dieses repräsentiert ein Artefakt, das der Geschäftsprozess bearbeitet. Mit Data Objects können sowohl elektronische Objekte wie Dokumente oder Datensätze, als auch physische Objekte wie z. B. Bücher dargestellt werden.

Gateway: Ein Zugang stellt einen Entscheidungspunkt dar oder einen Punkt, an dem verschiedene Kontrollflüsse zusammenlaufen.

Event: Ein Ereignis ist etwas, das sich in einem Geschäftsprozess ereignen kann. Zum Beispiel das Eintreffen einer Nachricht, das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Auftreten einer Ausnahmesituation.

Beispiel einer digitalen Prozessnotation in der PASS BPM Suite.

Wie profitieren die Projektteams?

Wird das beschriebene Vorgehen gewählt, ergibt sich noch ein weiterer großer Vorteil: Die Fachseite wird gezwungen sein, die Erledigung der eigenen Aufgaben unabhängig von der bestehenden IT-Unterstützung zu betrachten. In der Praxis zeigt sich nämlich immer wieder, dass Anwender ihre Aufgaben zu sehr aus der „Brille“ der bisherigen Fachanwendung betrachten. Die beschriebene Vorgehensweise zwingt aber dazu, auf einer abstrakteren Ebene darüber nachzudenken, welche Arbeitsschritte eigentlich erforderlich sind, um das erwünschte Ergebnis zu erzielen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der Vorteil der Notation in der einfachen Erkennbarkeit der Grundstruktur, die bei Bedarf aber auch eine ausreichende Detaillierung ermöglicht, liegt. Zudem ist BPMN 2.0 besonders gut geeignet für Projektteams, bei denen Vertreter der Fachabteilung und IT-Mitarbeiter zusammenarbeiten. Diese begründet sich insbesondere darauf, dass komplexe Modelle einfach dargestellt werden und sowohl abstrakte als auch einfache Prozesse abgebildet werden können sowie eine technische Anreicherung in ausreichendem Detailierungsgrad problemlos möglich ist.

Erfolgreiche digitale Notation mit der PASS BPM Suite

Nachdem die Prozesse mit Hilfe der zuvor beschriebenen Vorgehensweise modelliert und abgestimmt wurden, kann eine Software – wie zum Beispiel die PASS BPM Suite – die Ergebnisse übernehmen und so eine Modellierung der Arbeitsschritte erfolgen. Mit der PASS Business Process Management (BPM) Suite lassen sich Prozesse ohne Probleme analysieren, optimieren und automatisieren. Die hochperformende Workflow Engine, mit integriertem, echtzeitfähigen Data Warehouse sowie einem revisionsicheren Dokumentenmanagementsystem, ermöglicht eine Modellierung von Geschäftsprozessen bis ins Detail. Damit ist die schnelle und innovative Anpassung an Veränderungen der Geschäftsstrategie auf neue und sich entwickelnde Kunden-, Geschäfts- und Marktanforderungen garantiert. Die PASS BPM Suite ist komplett konform nach BPMN-Standard.

Titelfoto: Shutterstock

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