E-Mails archivieren – aber wie?

Die lückenlose Archivierung von geschäftsbezogenen E-Mails ist heute wichtiger denn je. Die vollständige Nachvollziehbarkeit von Geschäftskorrespondenzen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern ebenso wichtig für unternehmerische Optimierung. In den letzten Jahren haben sich viele Unternehmen für entsprechende Archivierungsprodukte entschieden. Noch mehr haben dem Thema bisher aber kaum oder gar keine Aufmerksamkeit geschenkt. Dabei gibt es gute Gründe, um das Thema ernst zu nehmen.

E-Mails archivieren – Warum?

Die E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen eine gesetzliche Notwendigkeit. Auf die gesetzlichen Grundlagen und hieraus resultierenden Anforderungen möchte ich gerne in diesem ersten Blog-Beitrag eingehen. Im zweiten Teil wird meine Kollegin die Benefits eines E-Mail-Archivs für Unternehmen und Mitarbeiter erläutern.

Verschiedene rechtliche Anforderungen verpflichten Unternehmen dazu, alle Korrespondenzen, die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln, abschließen oder rückgängig machen, über Jahre hinweg aufzubewahren. In den GoDB ist diese Pflicht – mit Verweis auf das HGB und die AO – in Umfang und Qualität klar niedergelegt. E-Mails müssen, wenn Sie ein Handelsgeschäft betreffen, für 6-10 Jahre archiviert werden. Dabei müssen sie vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufbewahrt sein und jederzeit zur Verfügung stehen.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Sie geben die Auffassung zur formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung wieder.

(Quelle: Bundesfinanzministerium)

E-Mails archivieren – aber wie?

Wer E-Mails zentralisiert archivieren will, kommt um bestimmte wichtige Ansprüche an ein entsprechendes System nicht herum. Diese neun Anforderungen sollten Mailarchive erfüllen:

  • Vollständigkeit der Archivierung
  • Manipulationssicherheit
  • Gesetzeskonformität
  • Einsparung von Speicherplatz

Im zweiten Teil meines Beitrages werde ich weitere Anforderungen betrachten:

  • Moderne und zukunftssichere Technologien
  • Flexible & performante Suchfunktion
  • Unabhängigkeit vom Mailserver
  • Einfachheit von Installation, Anwendung und Administration
  • Cloud-Fähigkeit

 

Vollständigkeit der Archivierung

Schon um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, muss die Vollständigkeit der Archivierung gewährleistet sein. Es müssen ein- und ausgehende E-Mails inklusive ihrer Meta-Daten und Anhänge so archiviert werden können, dass sie originalgetreu abgelegt und jederzeit verfügbar sind.

Manipulationssicherheit

Ein Mailarchiv, das die Manipulationssicherheit (oder zumindest den Manipulationsnachweis) nicht gewährleisten bzw. nachweisen kann, ist nicht revisionssicher. Nur ein Archiv, dessen Inhalt klar als original identifizierbar ist, eignet sich als verlässliche Datenquelle für Optimierungsmaßnahmen. Als Quelle für juristische Nachweise ist ein Archiv, das dies nicht gewährleistet, nutzlos. Geeignete Technologien für die Sicherstellung der Datenintegrität sind zum Beispiel der Einsatz von Hash-Werten und/oder Blockgraphen auf Basis der Blockchain-Technologie. Das PASS Mail-Archiv nutzt eine Blockchain für die jederzeitige Überprüfbarkeit, dass die archivierten Daten nicht manipuliert wurden.

Gesetzeskonformität

E-Mail-Archive müssen verlässlich ermöglichen, die E-Mails eines Unternehmens gemäß den Vorschriften aus GoDB, HGB und AO zu archivieren. Gleichzeitig müssen Funktionen vorhanden sein, die die Einhaltung der DSGVO unterstützen.

Einsparung von Speicherplatz

Wenngleich Speicherplatz ständig günstiger wird, so nehmen die Größe von Anhängen und der Kommunikationsumfang pro E-Mail insgesamt ständig zu. Gerade wenn das E-Mail-Archiv in einem externen Rechenzentrum oder der Cloud gehostet wird, dankt es einem das Budget, wenn die eingesetzte Software die Speicherplatzoptimierungen unterstützt. Besonders geeignet ist dabei die Deduplikation von Anhängen oder inhaltlich identischen E-Mail-Bestandteilen (z.B. bei multiplen Empfängern, Weiterleitungen etc.).

Fazit

E-Mails zu archivieren ist auch für Ihr Unternehmen nicht nur vorgeschrieben, sondern unternehmerisch sinnvoll. Es lassen sich auf der entstehenden Datengrundlage Optimierungen in den Bereichen Organisations- und Kommunikationsprozesse, Akquirierungsprozesse, Projektdurchführung, u.v.m. vorantreiben. Daher gilt es bei der Auswahl des geeigneten Mail-Archivs, wichtige Eigenschaften zu beachten.

Das PASS Mail-Archiv erfüllt die gesetzlichen Vorgaben vollständig und bietet darüber hinaus noch viel mehr für das Unternehmen und seine Mitarbeiter – mehr zu den weiteren Anforderungen lesen Sie in meinem kommenden Blogbeitrag.

 

Foto: Shutterstock

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