Geldwäscheprävention: Warum eine KYC-Software wichtig ist

Nach dem Geldwäschegesetz (GwG) Verpflichtete müssen die Identität ihrer Kunden prüfen. Eine entsprechende KYC-Software hilft, Bußgelder und Strafen zu vermeiden.

Know Your Customer (KYC): Am 1. Januar 2020 trat das Gesetz zur Umsetzung der fünften EU-Geldwäscherichtlinie in Kraft, das den Kreis der Verpflichteten deutlich erweitert. Seitdem zählen u.a. Immobilienmakler, Notare, Gold- und Edelmetallhändler, Auktionshäuser, Kunsthändler und Lageristen zu diesem Kreis und müssen strengere Sorgfalts- und Meldevorschriften bei ihren Geschäften einhalten. Hier scheint allerdings noch einiges zu tun zu sein. Denn aus dem Nicht-Finanzsektor gehen bislang nur wenige Verdachtsmeldungen bei der “Financial Intelligence Unit” (FIU) ein. Die FIU ist eine Einheit des Zolls, die zentral alle Meldungen über verdächtige Finanztransaktionen entgegennimmt und auswertet.

Sicherheit bei der GwG-konformen Legitimationsprüfung von Kunden bietet der zielgerichtete Einsatz digitaler Lösungen. Noch während des Verkaufsprozesses kann durch KYC-Software eine schnelle Prüfung erfolgen, ob eine Person auf einer Sanktionsliste steht oder zu den politisch exponierten Personen (PEP) zählt.

Deshalb brauchen Sie eine KYC-Software

Für eine Digitalisierung der Compliance-Prozesse mittels einer KYC-Software sprechen vor allem folgende fünf Punkte:

1 Der Verpflichtetenkreis wächst

Der Kreis der Verpflichten ist mit Umsetzung der fünften EU-Geldwäscherichtlinie deutlich angewachsen. Betroffen sind nun z.B. auch Finanzanlagenvermittler (§34f GewO), Honoraranlagenvermittler (§34h GewO), Mietmakler (ab Netto-Kaltmiete 10.000 Euro), Kunstvermittler und Kunstlagerhalter sowie elektronische Geldbörsen und Kryptowährungen. Ebenfalls neu in die Pflicht genommen wurden „rechtsberatende Berufsträger“ wie Notare und Rechtsanwälte im Kontext meldepflichtiger Sachverhalte. Für Münz- und Edelmetallhändler indes sank der Schwellenwert zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten von bisher 10.000 auf nunmehr 2.000 Euro. Dabei spielt die Unternehmensgröße keine Rolle – sprich auch als Einzelunternehmer stehen Sie gegebenenfalls in der Verantwortung und benötigen eine KYC-Software.

Hier geht es zur Gesamtübersicht der Verpflichteten.

 

2Politisch Exponierten Personen als unterschätztes Compliance-Risiko

Das Geldwäschegesetz dient nicht nur der Geldwäscheprävention und Verhinderung von Terrorismusfinanzierung, sondern regelt auch den Umgang mit Politisch Exponierten Personen (PEP). Für sie gelten besondere Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Korruption, Bestechung, Amtsmissbrauch und Interessenkonflikten (z.B. Vermittlung von FFP2-Masken als Mitglied des Bundestages). Hier müssen Sie sicherstellen, dass Sie auf einen Klick alle relevanten Informationen über Ihr Gegenüber vorliegen haben. Erst dann können Sie valide entscheiden, ob Sie ein Rechtsgeschäft überhaupt eingehen sollten und ob Sie zusätzliche Informationen/Nachweise dokumentieren müssen.

For a better digital world – Der Podcast von PASS
In unserer 10. Episode von For a better digital world spricht Ole Barkmann mit Claudia Di Chio (Key Account Managerin, PASS) über die Hintergründe der Geldwäsche-Kriminalität, welche Rolle eine Bargeldobergrenze dabei spielt und welche neuen Ansätze sich durch den Einsatz von Kryptowährungen ergeben. Außerdem kommt zur Sprache, wie Unternehmen sich besser schützen können und welche Rolle eine KYC-Software dabei einnehmen kann.

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3Transparenz schützt vor Strafe

Pflichtversäumnisse nach dem GwG werden von den zuständigen Aufsichtsbehörden streng geahndet. Wird der Käufer bei einem Kaufvertragsabschluss nicht identifiziert, kann dies empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. Bei schwerwiegenden Verstößen kann die Geldbuße bis zu 1 Million Euro betragen (§ 56 Abs. 3 Ziff. 1 GwG). Doch damit ist es noch nicht getan: Abhängig von der Höhe des Bußgeldes kann ein Eintrag ins Gewerbezentralregister erfolgen. Ein solcher Eintrag kann die Zuverlässigkeitsprüfung bei der beabsichtigten Eröffnung eines erlaubnisbedürftigen oder überwachungsbedürftigen Gewerbes in der Zukunft negativ beeinflussen. Zunehmend verhängen die zuständigen Behörden daneben auch persönliche Bußgelder gegen Inhaber oder Geschäftsführer von Unternehmen.

 

4Abläufe müssen dokumentiert werden

Der Punkt „Dokumentation“ knüpft direkt an den vorangegangenen Punkt an. Unternehmen, aber auch Verbände und Stiftungen müssen gegenüber den entsprechenden Behörden jederzeit nachweisen können, dass sie ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind und die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nach dem GwG erfüllen.

 

5Konzentration auf das Kerngeschäft

Mit einer KYC-Software erfolgt die Sanktionslisten- und PEP-Prüfung idealerweise als unkomplizierte Online-Abfrage. Nach Namenseingabe erhalten Sie in Realtime das Prüfergebnis. So werden Unterbrechungen des Verkaufsgesprächs vermieden und Sie können sich voll auf Ihren Kunden und das Gespräch konzentrieren.

Das Thema Datenschutz berücksichtigen

Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen bietet es sich an, eine onlinegestützte KYC-Software zu nutzen, die bedarfsgerecht sowie kostengünstig zur Verfügung steht und eine Realtime-Prüfung auf Knopfdruck ermöglicht. Zudem sollte sie die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nach dem GwG erfüllen.

Beispiel: Eine Suchabfrage mit dem PASS KYC Check

Viele internationale Lösungen sind auf Großunternehmen und Banken ausgerichtet und für kleine und mittelständische Unternehmen an dieser Stelle überdimensioniert. Nicht erst nachdem das EU-US-Privacy Shield Abkommen gekippt worden ist, ist die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) einzuhalten: Sie müssen stets Herr über die Daten Ihrer Kunden sein. Daher lohnt es sich, einen Partner für die KYC-Software zu finden, der Ihre Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet und dem europäischen Datenschutz unterliegt. Nur so lässt sich höchste Sicherheit für Ergebnisse einer KYC-Abfrage gewährleisten.

Tiefer ins Thema einsteigen:

Claudia Di Chio (Key Account Managerin, PASS) hat mit Dr. Elena Scherschneva Österreichs führende Trainerin im Bereich der Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung interviewen können. Dabei kam die Bedeutung des KYC-Prinzips, die sich daraus ergebenden Verpflichtungen und der Prüfungsprozess zur Sprache. Zum kompletten Interview.

Mehr Informationen zum KYC Check von PASS finden Sie hier.

Der PASS KYC Check

Eine Alternative zu kostenintensiver internationaler KYC-Software bietet der PASS KYC Check. Er ist für alle Unternehmensgrößen sowie Branchen geeignet und prüft die Daten einfach, unkompliziert und pragmatisch auf Basis von anerkannten und etablierten Datenquellen z.B. der EU, der UN und der USA – quasi ein smarter easyKYC Check.

Geben Sie einfach den zu überprüfenden Namen in das Suchfeld ein oder laden Sie gleich mehrere Datensätze in einer Excel-Datei hoch und Sie erhalten, wie bei einer Google-Suche, wenige Sekunden später das Prüfergebnis zu den Personen angezeigt. Als Nachweis, dass sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind und eine Prüfung vorgenommen haben, können sie sich das Prüfungsergebnis bequem als PDF-Dokument ausgeben lassen.

In einem Folgerelease werden wir den KYC Check auch als Webservice zur nahtlosen Integration in Ihre Verkaufs- und Zahlungsverkehrsprozesse zur Verfügung stellen. Ebenso einfach wie die Bedienung des PASS KYC Checks sind auch Nutzungsmodelle: Einzel- oder Sammelabfragen, Abfragen mit festem Kontingent oder auch ein Abonnement mit monatlichem Kontingent.

Ihre Daten sind bei PASS in guten Händen. In unseren deutschen Bankrechenzentren verarbeiten wir für mehr als 50 Banken täglich mehrere Millionen Transaktionen und sind dabei hohen Standards wie dem Bankgeheimnis, DSGVO, BAIT, MaRisk, BSI-Grundschutz, ISO 27001 und IDW PS 951 verpflichtet.

Bild: Shutterstock

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