Mit Hilfe der Digitalisierung zum professionellen Vereinsmanagement

Beim Thema Digitalisierung schrecken nicht nur Unternehmen auf, sondern auch Vereine wissen oftmals nicht, was sie konkret machen sollen. Gerade hier bestimmt das Ehrenamt den Arbeitsalltag und da bleibt das Thema der Digitalisierung häufig auf der Strecke. Die Verantwortlichen der Vereine hören von Millioneninvestitionen, neuen Business-Modellen oder diversen Risiken bei der Digitalisierung und schrecken davor zurück. Typische Aussagen wie: „Wir machen das schon immer so.“ oder: „Es hat ja schon immer irgendwie geklappt.“, bestärken die Meinung der Entscheidungsträger bei ihrer skeptischen Haltung gegenüber der Digitalisierung. Dadurch verschlafen die Vereine den Wandel der Zeit und verpassen die Chance, sich durch Vereinsdigitalisierung entscheidende Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.

Viele Mitglieder in Sportvereinen sind der Meinung, dass Digitalisierung im Verein bedeutet, eine neue Vereinshomepage zu erstellen, vielleicht einen Online Shop einzuführen und in Zukunft ein wenig mehr im Bereich Social Media aktiv zu werden. Das ist jedoch nur ein kleiner Teil des großen Ganzen. Eine neue Vereinswebseite zu erstellen, die z.B. für Smartphones und Tablets optimiert ist und sich den Endgeräten anpasst, gehört zur Digitalisierung dazu, ist aber nur der Anfang.

Die Digitalisierung wird für uns in diesem Jahr eine große Rolle spielen – sie soll ein zentraler Bestandteil unserer Strategie jenseits des Fußballplatzes sein.Karl-Heinz Rummenigge, Vorstandsvorsitzender der FC Bayern München AG

Abseits des Sports werden Arbeitsprozesse in allen Bereichen der Wirtschaft weiter digitalisiert und dadurch enorme Gewinne (Effizienz, Umsatz) erzielt. Um auch in der Sportbranche immer zielorientierter und professioneller arbeiten zu können, ist also auch hier der Wechsel von analogen zu digitalen Prozessen erforderlich.

Es beginnt mit einer Entscheidung des Vereins

Es muss – und dies ist zunächst die größte Herausforderung – bei den Vereinsverantwortlichen die Erkenntnis reifen, dass die Digitalisierung der Prozesse und die digitale Optimierung der Clubs, die Vereine unmittelbar und – vor allem – in Zukunft voranbringen wird. Diese Einsicht ist der Start für ein einfacheres und professionelleres Vereinsmanagement.

Quick Check: Wie zukunftsfähig ist der Verein?

Egal ob es sich um einen großen, professionelleren oder den kleineren Verein handelt: Alles beginnt mit einer gründlichen Analyse. Dabei setzen sich die Verantwortlichen mit ihren Prozessen auseinander, um zu erkennen, wo sie diese optimieren können. Ich gehe mit meinem Team in die Vereine und wir führen gemeinsam einen „Quick-Check“ durch, d. h. wir stellen gezielte Fragen an die jeweiligen Vereinsvertreter, aus deren Beantwortung wir eine Standortbestimmung erhalten, wo der Verein in Sachen IT-Zukunftsfähigkeit zum gegenwärtigen Zeitpunkt steht, sprich: der Digitalisierungsgrad wird bestimmt und Optimierungspotenzial wird identifiziert. Darüber hinaus beantworten wir im Gegenzug Fragen zur Vereinsdigitalisierung.

Die Analyse ist die Voraussetzung, den Club weiter digital zu optimieren

Die Manager der Clubs stehen also vor einer großen Herausforderung, die es anzupacken gilt. Eine systematische Analyse gibt Aufschluss über alle Faktoren, die bei der IT-Optimierung zu berücksichtigen sind und die großen Einfluss auf Kosten, Produktivität und Qualität haben.

Im Bereich der Entwicklung sollten sich die Verantwortlichen des Vereins z. B. die folgenden Fragen stellen:

  • Was sind unsere Geschäftsprozesse?
  • Welche Prozesse sind zeitaufwändig?
  • Welche Prozesse müssen optimiert werden?
  • Welche Prozesse unterliegen externen Einflüssen z. B. durch Verband, Mitglieder, Lieferanten, Bank etc.?

Die Vereine bearbeiten die einzelnen Prozesse in der Regel noch weitgehend manuell:
Die Mitglieder sind in Ordnern abgelegt oder bestenfalls in einer Excel-Tabelle erfasst. Auch die Versendung der Mitgliederanträge oder das Einfordern der Mitgliedsbeiträge erfolgt in aufwändiger „Handarbeit“.

Hier können wir mit unserer Lösung zur Vereinsverwaltung die Clubs entscheidend auf dem Weg zum digitalen Verein unterstützen.

Beispiel einer Vereinsverwaltung am Beispiel des Sportvereins Viktoria Aschaffenburg

Die Daten werden in einem System verwaltet. Themen wie digitale Mitgliedsanträge, papierlose Genehmigungen, Eventorganisation, Online-Ticketverkauf mit Zahlung in Echtzeit und digitale Einlasskontrollen in einer App – all das können große und kleine Vereine heute im Rahmen ihrer Budgets verwirklichen.

Digitale Einlasskontrolle mit Auswertungs-Dashboard

Investitionen, die sich lohnen

Es kann nicht oft genug gesagt werden: Die Vereine müssen den Anfang machen mit der Entscheidung, ob und wie sie die Digitalisierung angehen werden. Sodann beginnt die Analyse: Welche Prozesse müssen auf dem Weg zu mehr Digitalisierung angepackt werden? Wo liegen Vorteile, wo schlummern erhebliche Potenziale in puncto Kosteneinsparung, Umsatzsteigerung und Zeitersparnis? Wie viel wird investiert in diesen Weg? Eine Vereinsverwaltung kostet zwar Geld, hat sich im besten Fall jedoch schon nach einigen Monaten bezahlt gemacht. Mit einem auf den Verein abgestimmten System können Ressourcen und Arbeitsschritte eingespart werden.

Digitalisierung ist längst nicht mehr nur etwas für die „Großen“

Die Vereinsdigitalisierung  ist ein sehr weites Themenfeld und dies gilt es erst einmal zu verstehen. Nicht umsonst bedeutet sie bei großen Vereinen auch ein Großprojekt mit entsprechenden Verantwortlichkeiten und langen Laufzeiten. Das sollte aber die „Kleinen“ nicht einschüchtern – im Gegenteil: Klein sein bedeutet auch, flexibler, wendiger zu sein: kürzere Entscheidungswege, weniger beteiligte Akteure, schlankere Strukturen etc.

Eine Analyse schafft die Voraussetzungen sowohl für „Quick Wins“ (also schnelle, positive Effekte als Ergebnis relativ einfach durchzuführender Maßnahmen) als auch für langfristige Verbesserungen. Sie hilft den Verantwortlichen vor allem dabei, ihre Vereine mit der passenden Strategie zum Erfolg zu führen. Die Sportbranche mit ihren Vereinen darf diese wichtige Phase des digitalen Umbruchs nicht verschlafen und muss sich offen und zukunftsfähig aufstellen.

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