Transparenzregister: Wirtschaftlich Berechtigte zuverlässig ermitteln

Das Transparenzregister dient der Erfassung wirtschaftlich Berechtigter – so behalten verpflichtete Unternehmen beim Ermitteln und Melden den Überblick.

Von den Eintragungspflichten wirtschaftlich Berechtigter in das Transparenzregister sind alle juristischen Personen des Privatrechts sowie alle im Handelsregister eingetragenen Personengesellschaften betroffen. Ausgangspunkt dafür ist das neue Geldwäschegesetz, welches am 1. Januar 2020 in Kraft trat und am 1. August 2021 durch das Inkrafttreten des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetzes eine Erweiterung erfuhr.

Exkurs: Geldwäschegesetz

Der zentrale Begriff der Geldwäsche entspricht gemäß § 1 Absatz 1 GwG dem Straftatbestand nach § 261 StGB. Bei der Geldwäsche handelt es sich also um das Einschleusen illegal erwirtschafteter Vermögenswerte in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf. So werden beispielsweise Erlöse aus dem Drogenhandel "gewaschen", indem sie durch verschiedene Konten geschleust werden, so dass ihr Ursprung letztlich nicht mehr erkennbar ist. Auf diese Weise werden sie dem Zugriff der Strafverfolgungsbehörden entzogen. Anders als das Strafgesetzbuch, das sich mit der Verfolgung von geschehenen oder versuchten Straftaten beschäftigt, geht es im GwG darum, die Straftat der Geldwäsche zu verhindern. Daher legt es bestimmte Verpflichtete (§ 2 GwG) fest, die besondere Vorgaben zur Geldwäscheprävention einhalten müssen. Dabei handelt es sich z.B. um Banken, Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Finanz- und Versicherungsunternehmen, Vermögensverwalter, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Makler sowie Casinos. Diese Verpflichteten müssen Vertragspartner, für diese auftretende Personen und wirtschaftlich Berechtigte vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung der Transaktion identifizieren (§ 11 GwG).

Mehr zu Thema lesen Sie hier:

Wirtschaftlich Berechtigte müssen im Transparenzregister zugänglich sein

Im Hinblick auf den wirtschaftlich Berechtigten sieht das GwG vor, dass dieser im Transparenzregister zu erfassen und zugänglich zu machen ist. Diese Verpflichtung stellt einen wesentlichen Bestandteil des GwG dar.

Entscheidend ist daher die Definition, wann eine Person als wirtschaftlich Berechtigter gilt. Gemäß § 3 GwG handelt es sich dabei um eine natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner steht oder auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt bzw. eine Geschäftsbeziehung begründet wird. Nach § 3 Absatz 2 GwG zählen natürliche Personen bei juristischen Personen und sonstigen Gesellschaften grundsätzlich dann zu den wirtschaftlich Berechtigten, wenn sie unmittelbar oder mittelbar

  • mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile halten,
  • mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrollieren oder
  • auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.

Für den Begriff Kontrolle wird dabei letztlich entsprechend § 290 Absatz 2 bis 4 des Handelsgesetzbuchs insbesondere auf die Möglichkeit abgestellt, einen beherrschenden Einfluss auszuüben. Wenn auch nach Durchführung umfassender Prüfungen usw. kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, sollen der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter gelten und im Transparenzregister erfasst werden.

Herausforderungen bei Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter

Die Eigentums- und Kontrollstruktur der Gesellschaft ist also im Detail zu identifizieren. Während die Kriterien auf den ersten Blick als triviale Aufzählung erscheinen mögen, kann sich ihre Ermittlung im Konzernumfeld bzw. generell bei komplexen Beteiligungsstrukturen mit einer Vielzahl von Tochter-, Enkel- und Urenkelgesellschaften – womöglich verkompliziert durch mehrere Beteiligungsstränge, abweichende Stimmrechte oder gar Überkreuzbeteiligungen – als echte Herausforderung entpuppen.

Stolpersteine bei der korrekten Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten können sein:

  • Die Beteiligungsverhältnisse werden nicht den tatsächlichen und rechtlichen Verhältnissen (Anteile an Stimme und Kapital) entsprechend bzw. nicht historienkorrekt abgebildet.
  • Die Vorschriften zur mittelbaren Kontrolle bei nicht ausschließlich unmittelbarer Beteiligung werden nicht ausreichend berücksichtigt.
  • Eine mittelbare Kontrolle über mehrere Beteiligungsstränge, die für sich genommen keine unmittelbare Kontrolle ausüben können, bleibt außer Acht.
  • Besondere Gesellschafterrechte bspw. aus einer Komplementärstellung oder aus Beherrschungs- oder Stimmbindungsverträgen werden nicht adäquat berücksichtigt.
  • Nicht für alle Unternehmen der Beteiligungsstränge zwischen (mittelbarem) Gesellschafter und Gesellschaft werden sämtliche notwendigen Beteiligungsdaten erhoben und dementsprechend berücksichtigt.
  • Treuhandstrukturen sind nicht ausreichend dokumentiert und berücksichtigt.

Darüber hinaus gilt es bei der Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten zu beachten:

  • Lässt sich aus den Beteiligungs- und Vertragsgeflechten kein wirtschaftlich Berechtigter ermitteln, ist auf den sog. fiktiven wirtschaftlich Berechtigten, i.d.R. die Mitglieder des gesetzlichen Vertretungsorgans der Gesellschaft, abzustellen.
  • Gibt es Vertragskonstruktionen außerhalb der Eigentumsverhältnisse, die im Konzern eine Beherrschungsstellung erzeugen (Beherrschungsverträge, Gewinnabführung, Geschäftsbesorgungsvereinbarung, etc.), sind diese für die Ermittlung der Kontrollposition ebenfalls heranzuziehen.

Kaskade von Prüfregeln

Grundlage für die fehlerfreie Berechnung eines wirtschaftlich Berechtigten ist die korrekte Abbildung der jeweiligen Gesellschaft auf der Basis der tagesaktuellen Beteiligungsverhältnisse, die wiederum zwingend eine historisch korrekte Abbildung von Kapitalien, Stimmen und daraus resultierenden Anteils- und Quotenverhältnissen erfordert.

Aufbauend auf diesem Datenhaushalt gilt es, eine Kaskade von Prüfregeln abzuleiten, wie z.B.:

  • Gibt es Personen, die mehr als 25 Prozent als Anteil bzw. Stimmrechte an dem Unternehmen halten oder dieses auf sonstige Weise beherrschen?
  • Wer sind die Geschäftsleiter einer etwaigen geschäftsführenden Kommanditistin?
  • Wer beherrscht die geschäftsführende Kommanditistin, wer den Komplementär?

Zusätzlich ist es sinnvoll, bei allen zwischengeschalteten Unternehmen einer Beteiligungskaskade sorgfältig zu prüfen, ob alle relevanten Daten erfasst wurden. Wichtige Fragen sind bspw.:

  • Wurden exakt 100 Prozent des relevanten Kapitals und der Stimmen auf Gesellschafter verteilt?
  • Wurden Angaben zu den Geschäftsleitern vorgenommen?

Diese Prüfregeln werden dann ein valides Ergebnis in Bezug auf den wirtschaftlich Berechtigten ausweisen und die Übergabe an das Transparenzregister kann erfolgreich vorgenommen werden. Hierbei gilt, die durch den Gesetzgeber vorgegebenen Fristen einzuhalten: GmbHs zum Beispiel müssen die Eintragung bis zum 31.12.2022 vornehmen, Aktiengesellschaften hätten bereits bis zum 31.03.2022 die Datenübermittlung an das Transparenzregister abschließen müssen.

Beteiligungsmanagement liefert Daten für Transparenzregister

Vor dem Hintergrund, dass – wie so oft – der “Teufel im Detail steckt”, ist die Berechnung eines wirtschaftlich Berechtigten mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder selbst erstellten Datenbanken häufig zum Scheitern verurteilt. Spannend wird es auch dann, wenn sich der wirtschaftlich Berechtigte im Zeitverlauf infolge von Anpassungen in der Beteiligungsstruktur ändert. Hier sollte idealweise ein automatischer Prozess etabliert sein, um den neuen wirtschaftlich Berechtigten umgehend dem Transparenzregister mitzuteilen. Denn unvollständige oder falsche Angaben im Transparenzregister können unangenehme Folgen nach sich ziehen: Es drohen Bußgelder von bis zu 150.000 EUR.

Unter Gesichtspunkten einer effizienten Verwaltung können Pflichten, wie sie sich aus dem GwG ergeben, eine enorme Arbeitsbelastung und gleichzeitig ein hohes Strafrisiko darstellen. Die Lösung hierfür kann darin bestehen, Synergien zu nutzen, die sich aus anderen – eventuell sogar bereits bestehenden – Systemen ergeben. Im Falle der Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten ist eine Software für das Beteiligungsmanagement der Schlüssel zur Transparenz. Hier werden alle benötigten Daten bereits verwaltet.

Beteiligungen transparent managen

PASS BM ist ein Verwaltungssystem für alle beteiligungsrelevanten Daten und Dokumente. Sie profitieren von einer historisierenden Datenbank inklusive Meldewesen und Quotenberechnung. Darüber hinaus stellt es alle relevanten Informationen für die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter und damit die Meldung ans Transparenzregister bereit. Zentrale Vorteile der Lösung: Anpassungen können im Live-Betrieb und ohne Programmierkenntnisse vorgenommen werden. Zudem werden alle Datenbankinhalte auch grafisch ausgegeben.
Tipp!

Diesen Artikel habe ich gemeinsam mit Dr. Ramona Peterl, Head of Legal bei der OneSense Solutions GmbH verfasst.

Über Dr. Ramona Peterl

Dr. Ramona Peterl ist Head of Legal bei der OneSense Solutions GmbH. Die auf dem Gebiet des Wirtschaftsrechts spezialisierte Rechtsanwältin begann nach der Tätigkeit in einer international agierenden Wirtschaftskanzlei im Jahre 2005 ihre Arbeit in der Softwareindustrie. Neben vertragsrechtlichen Themen befasst sie sich schwerpunktmäßig mit dem Beteiligungsmanagement und gestaltete bereits zahlreiche Meldethemen in Softwaresystemen. In OneSense 2.0 verantwortete sie bisher insbesondere die rechtliche Diskussion und Umsetzung der Mitteilungen gemäß AO, AWV und KWG sowie die Berechnung der rechtlichen Beteiligungsquoten.

Bildquelle: Shutterstock

Schreibe einen Kommentar