Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, eine stetig wachsende IT-Landschaft effizient zu verwalten. Dabei müssen Hardware, Software und Lizenzen sowie Zubehör und Verträge bis hin zu Arbeitsplätzen oder Cloud-Diensten berücksichtigt werden. Excel-Listen reichen dafür längst nicht mehr aus: Sie sind fehleranfällig, zeitaufwändig und bieten keine Transparenz über den aktuellen Bestand.
Spätestens ab etwa 50 Assets lohnt sich der Einsatz einer professionellen Inventarisierungssoftware – für mehr Kontrolle, Compliance und Kostentransparenz. Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl achten? Diese neun Kriterien helfen bei einer fundierten Entscheidung.
Inhaltsverzeichnis
1. Die IT-Inventarisierung braucht klare Zieldefinitionen und eine Anforderungserhebung
Vor der Auswahl einer IT-Inventarisierungssoftware steht die Frage: Was genau soll inventarisiert werden? Nur Hardware und Software? Oder auch Räume, Arbeitsplätze, Verträge, IoT-Geräte und Peripherie? Je nach Zielsetzung unterscheiden sich die Anbieter deutlich. Entscheidend ist aber, ob die Software alle für Sie relevanten Asset-Typen abbildet. Daraus ergeben sich verschiedene Anforderungen an Ihre persönliche IT-Inventarisierung:
- Nur Hardware-Verwaltung: schnelle Erfassung (per Barcode/QR) und eine lückenlose Historie
- Hardware + Software/Lizenzen: Installations-/Nutzungsdaten, Lizenzmodelle, Laufzeiten, Reports
- Plus Verträge/Garantien: Vertragsobjekte, Ablaufdaten, Erinnerungen und Verknüpfungen zu Assets
- Viele Standorte/Inventuren: Rollen & Rechte sowie nachvollziehbare Protokolle
2. Verknüpfungen und Beziehungen zwischen Assets müssen berücksichtigt werden
IT-Assets stehen selten isoliert da: Software ist auf Hardware installiert, Geräte sind Mitarbeitenden oder Teams zugeordnet und Verträge hängen an Laufzeiten sowie Lieferanten. Ein zentrales Auswahlkriterium ist daher, ob eine Inventarisierungssoftware diese Beziehungen sauber verknüpfen und übersichtlich darstellen kann. So sparen Sie wertvolle Zeit beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden und vermeiden Lücken wie beispielsweise vergessene Lizenzen oder auslaufende Verträge.
Im Idealfall erkennen Sie auf einen Blick:
- Welche Geräte einer Person, einem Team oder einem Standort zugeordnet sind.
- Welche Software (und ggf. Lizenzen) darauf installiert ist.
- Wann Garantie, Wartung oder Vertrag auslaufen.
3. Benutzerfreundlichkeit und mobile Nutzung stehen im Fokus
Die beste Inventarisierungssoftware hilft nur, wenn sie im Alltag wirklich genutzt wird. Eine intuitive Oberfläche, klare Strukturen und eine logische Navigation sind Pflicht. Eine IT-Inventarisierungssoftware soll entlasten und das funktioniert nur, wenn sie maximal anwenderfreundlich ist. Deshalb sind eine intuitive Bedienung und mobile Nutzung zentrale Auswahlkriterien.
Folgende Features sind hier entscheidend:
- Die Erfassung und Bearbeitung von Assets per Smartphone/Tablet.
- Das Scannen von Barcode- oder QR-Codes (auch mit externem Scanner).
- Die schnelle Zuweisung von Geräten an Personen, Teams oder Standorte – inklusive Status und Notizen.
4. Cloud, Datenschutz und Sicherheit bei der IT-Inventarisierung
Die Entscheidung zwischen On-Premises und Cloud hängt heute weniger von der Technik als von den Compliance-Anforderungen ab. SaaS-Lösungen bieten dabei Flexibilität, automatische Updates und geringeren Wartungsaufwand. Entscheidend ist am Ende jedoch, dass die Abläufe EU-DSGVO-konform sind.
Achten Sie bei Ihrer IT-Inventarisierung besonders auf:
- Ein Hosting innerhalb der EU,
- verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung,
- rollenbasierte Zugriffskontrolle,
- Protokollierung aller Änderungen.
Damit erfüllen Sie Datenschutz- und Revisionsanforderungen und schützen sensible Unternehmensdaten.
5. Die Integration Ihrer IT-Inventarisierung in bestehende Systeme
Eine Inventarisierungssoftware entfaltet ihren Nutzen erst dann vollständig, wenn sie sich in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügt. Ohne Integrationen entstehen schnell doppelte Datenpflege, Medienbrüche und inkonsistente Bestände. Achten Sie deshalb darauf, dass sich die Lösung einfach in Ihre Systeme integrieren lässt und Altdaten zuverlässig übernommen werden können.
Im Idealfall lässt sich die Inventarisierung mit folgenden Systemen verbinden:
- Verzeichnisdienste wie Active Directory / Entra ID (Benutzer, Abteilungen, Standorte)
- ITSM-/Ticket-Systeme und Asset-Management-Tools (Tickets, Prozesse, CMDB-Bezüge)
- ERP-/Finanzsysteme (Kostenstellen, Anschaffungsdaten, Abschreibungen)
6. Automatisierung der IT-Inventarisierung
Gerade in wachsenden IT-Umgebungen veralten Inventarlisten schnell. Deshalb wird die automatisierte Erkennung (Discovery) immer wichtiger: Sie hält Geräte- und Softwaredaten automatisch aktuell und reduziert den manuellen Pflegeaufwand. Automatisierung sorgt dafür, dass Ihre IT-Inventarisierung nicht bei der Erstaufnahme stehen bleibt. Über agentenbasierte Scans gewinnen Sie aktuelle Daten für Compliance, Lizenzmanagement und Planung – ohne ständig manuell nachpflegen zu müssen.
7. Reporting-Fähigkeiten, Analysen und Nachhaltigkeit legen die Basis
Inventarisierung endet nicht bei der Bestandsaufnahme, denn sie ist Basis für Entscheidungen. Ein gutes System bietet flexible Reports und Dashboards, mit denen Sie Kosten, Nutzung, Auslastung oder Lizenzstatus auf Knopfdruck analysieren können.
Zudem rückt das Thema Nachhaltigkeit stärker in den Fokus, denn wer weiß, welche Geräte ungenutzt oder doppelt vorhanden sind, kann Ressourcen besser verteilen, Hardware länger nutzen oder fachgerecht recyceln.
8. Ein Blick auf Kosten, Lizenzmodelle und Skalierbarkeit lohnt sich
Neben den Funktionen entscheidet die Wirtschaftlichkeit darüber, ob eine Inventarisierungssoftware dauerhaft sinnvoll ist. Achten Sie auf transparente Preismodelle, die zu Ihrer Größe und Nutzung passen (beispielsweise als SaaS-Abo oder als klassisches Lizenzmodell).
Eine Skalierbarkeit ist Pflicht, denn wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte die Software problemlos mitwachsen, z.B. durch zusätzliche Standorte, Nutzer oder Funktionsmodule, ohne dass Prozesse neu aufgebaut werden müssen.
Achten sollten Sie dabei auf:
- Wie sich die Kosten zusammensetzen (z. B. pro Asset, pro Nutzer, pro Modul).
- Welche Leistungen enthalten sind (Updates, Support, Hosting).
- Welche Zusatzkosten entstehen können (Setup, Migration, Schnittstellen, Schulungen).
9. Support, Schulung und Weiterentwicklung
Selbst die beste Inventarisierungssoftware bringt wenig, wenn Einführung und Nutzung nicht sauber begleitet werden. Entscheidend ist deshalb, wie zuverlässig der Anbieter Support, Schulung und Weiterentwicklung organisiert. Ein verlässlicher Anbieter begleitet Sie auch nach der Integration der Softwareanwendung und das ist langfristig mehr wert als der günstigste Einstiegspreis.
Daher sollten Sie vorab folgende Punkte klären:
- Wie läuft der Support ab (Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Ansprechpartner)?
- Welche Schulungen und Materialien gibt es (Onboarding, Admin-Training, Doku)?
- Wie häufig erscheinen Updates – und wie transparent ist die Produkt-Roadmap?
- Wie geht der Anbieter mit Feedback und neuen Anforderungen um?
Fazit: Die Zeit für IT-Inventarisierung ist jetzt
IT-Inventarisierung ist längst mehr als eine technische Notwendigkeit – sie ist ein strategischer Bestandteil moderner Unternehmensführung. Wer seine Assets transparent verwaltet, reduziert Kosten, minimiert Risiken und schafft die Grundlage für nachhaltige Entscheidungen.
Bei der Auswahl einer Software sollten Sie nicht nur auf Funktionslisten achten, sondern auf Praxisnähe, Integration und Zukunftsfähigkeit. Denn eine gute Inventarisierungslösung wächst mit Ihrem Unternehmen – und nicht umgekehrt.
Bilder: Shutterstock, DRK Bodensee-Oberschwaben
