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Arbeitszeiterfassung für Lehrer – so funktioniert es!

Das Thema Arbeitszeiterfassung für Lehrer gewinnt an Dynamik: Die rechtliche Basis ist vorhanden. Offen bleibt die Frage: Wie lässt sie sich umsetzen?

Silva-Marie Spietz

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Lehrkräfte zählen zu den Berufsgruppen, deren Belastung oft unterschätzt wird. Unterricht ist nur die Spitze des Eisbergs – unsichtbar bleiben Vor- und Nachbereitung, Korrekturen, Elterngespräche, Konferenzen sowie Projekte. Doch bislang fehlt es an transparenten Möglichkeiten, diese Arbeit sichtbar zu machen.

Rechtliche Rahmenbedingungen: Warum Arbeitszeiterfassung für Lehrer jetzt Pflicht werden könnte

Mit dem Urteil C-55/18 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass alle Mitgliedstaaten der EU ihre Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Hintergrund war der Schutz der Beschäftigten vor Überlastung und unbezahlter Mehrarbeit. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe 2022 konkretisiert: Auch in Deutschland besteht eine Pflicht zur Zeiterfassung, unabhängig davon, ob ein Tarifvertrag oder ein Betriebsrat existiert.

Im Mai 2025 verabschiedete die Gewerkschaft Erziehung und Wissenschaft (GEW) Bayern eine Resolution, die eine verpflichtende und transparente Arbeitszeiterfassung für Lehrer fordert – als Basis für gesunde Arbeitsbedingungen, faire Belastung und realistische Zeitbudgets an Schulen. Mitte August 2025 stellte auch das Bundesarbeitsministerium klar: Lehrkräfte haben Anspruch auf Arbeitszeiterfassung.

Damit müssen auch öffentliche Arbeitgeber wie Schulen Systeme einführen – die Frage ist nur wie. Der Trend zeigt: Zeiterfassung in Schulen muss digital umgesetzt werden.

Warum Zeiterfassung für Lehrer sehr komplex ist

Lehrkräfte haben einen sehr heterogenen Arbeitsalltag, der sich von klassischen Bürojobs stark unterscheidet. Diese Besonderheiten erschweren eine einfache „Stempeluhr-Lösung“:

Arbeit an unterschiedlichen Orten: Unterricht in der Schule, Korrekturen zu Hause, Projekte an außerschulischen Lernorten.
Flexibilität erforderlich: Klassenfahrten, Projektwochen und Prüfungsvorbereitungen bringen unregelmäßige Arbeitszeiten mit sich.
Hoher Anteil unsichtbarer Arbeit: Vor- und Nachbereitung, Elterngespräche, Teamabsprachen sind oft nicht messbar.
Traditionelle Deputatsmodelle: Der Fokus auf „Unterrichtsstunden“ verdeckt den tatsächlichen Arbeitsaufwand.
Kulturelle Hürde: Viele Lehrkräfte empfinden Zeiterfassung zunächst als Misstrauenssignal oder bürokratische Last.

Das Deputatsmodell legt fest, wie viele Unterrichtsstunden eine Lehrkraft pro Woche erteilen muss. Alle weiteren Aufgaben werden pauschal mitgedacht, aber nicht separat erfasst. Die Kritik: unsichtbare Mehrarbeit, fehlende Transparenz, eine ungerechte Verteilung der Arbeitsbelastung sowie eine schwere Vereinbarkeit mit modernen Schulaufgaben. Mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung für Lehrer könnte das Deputatsmodell schrittweise durch ein umfassenderes, gerechteres System ersetzt werden.

Use Case: Digitale Zeiterfassung – für die Schulverwaltung optimiert

Wie eine moderne Arbeitszeiterfassung an Schulen erfolgreich umgesetzt werden kann, zeigt das Staatliche Berufliche Schulzentrum Aschaffenburg (BSZAB). Die Verwaltung des Schulzentrums – eine der größten Berufsschulen am bayerischen Untermain – setzt auf die Software "Companion" der PASS Consulting Group. Das Ziel: einfache, zuverlässige und flexible Zeiterfassung, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt und die Mitarbeitenden spürbar entlastet. Besonders wichtig war dabei eine individuelle Anpassung der Software an die speziellen Anforderungen einer Schule. Gemeinsam mit PASS wurden Funktionen wie Teilzeitmodelle, halbe Urlaubstage oder Ferienregelungen integriert. Während die Software aktuell im Verwaltungsbereich eingesetzt wird, bietet Companion auch Perspektiven für Lehrkräfte: Unterrichtszeiten, Fortbildungen, Elterngespräche oder Korrekturzeiten lassen sich damit ebenso einfach erfassen – auch mobil per Smartphone. So entstehen Transparenz und Flexibilität, die den Schulalltag moderner und effizienter machen.

Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung für Lehrer

Richtig umgesetzt kann ein digitales Zeiterfassungssystem für Lehrer daher viele positive Effekte haben, und zwar weit über bloße Kontrolle hinaus:

Schafft Transparenz: Alle Tätigkeiten (Unterricht, Elterngespräche, Korrektur von Klausuren) werden sichtbar und nachvollziehbar.
Ist flexibel und mobil: Lehrkräfte und Verwaltungsmitarbeitende können ihre Zeiten per Desktop oder Smartphone erfassen, egal ob in der Schule, zuhause oder unterwegs.
Anpassbar an schulische Besonderheiten: Teilzeitmodelle, Ferienregelungen, Anrechnungsstunden oder Sonderregelungen lassen sich individuell abbilden.
Verringert die Bürokratie: Automatisierte Prozesse reduzieren Verwaltungsaufwand und sparen Zeit, die besser in pädagogische Arbeit investiert werden kann.
Liefert Basis für Ausgleich und Entlastung: Überstunden können systematisch erfasst und ausgeglichen werden. Die digitale Arbeitszeiterfassung legt die Grundlage für flexible Arbeitszeitkonten.
Hilft bei Planung und Steuerung: Schulleitung und Schulträger erhalten aussagekräftige Daten, um Personalressourcen bedarfsgerecht einzusetzen.
Sorgt für Fairness und Gerechtigkeit: Unterschiedliche Arbeitsbelastungen werden sichtbar, sodass Aufgaben gerechter verteilt und Überlastungen erkannt werden können.
Stellt Rechtssicherheit her: Digitale Zeiterfassungssysteme erfüllen die gesetzlichen Anforderungen (EuGH-Urteil, Bundesarbeitsgericht) und schützen damit sowohl Mitarbeitende als auch die Organisation.

Fundament für eine faire und zukunftsfähige Schule

Digitale Arbeitszeiterfassung für Lehrer ist viel mehr als ein Verwaltungstool. Sie kann der Ausgangspunkt für einen Kulturwandel im Schulwesen sein: weg von unsichtbarer und pauschalisierter Arbeit hin zu einer transparenten, datenbasierten und gerechten Organisation. Wenn alle Tätigkeiten sichtbar werden, können Schulen nicht nur besser planen, sondern auch faire Rahmenbedingungen für Lehrkräfte schaffen, mit klaren Entlastungen und einem transparenten Ausgleichssystem.

Anstatt unübersichtliche Excel-Tabellen oder Papierlisten zu führen, können Zeiten orts- und zeitunabhängig erfasst werden – ob im Klassenzimmer, im Homeoffice oder unterwegs auf einer Klassenfahrt.

Richtig umgesetzt kann digitale Arbeitszeiterfassung daher einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, den Lehrerberuf attraktiver und zukunftsfähiger zu machen und so die Qualität von Bildung langfristig zu sichern.

Digitale Arbeitszeiterfassung mit PASS Companion

Die PASS Companion Lösung inklusive Smartphone-App ist der praktische Begleiter für Ihren Arbeitsalltag. Neben der digitalen Erfassung Ihrer Arbeitszeiten können Sie auch Krankmeldungen einreichen, Urlaubsanträge stellen sowie zeitraumbezogene Projekte erfassen. Da die Software für die projektbezogene Arbeit im IT-Bereich entwickelt wurde, lassen sich damit auch alle Anforderungen des Schulalltages abdecken, inklusive dem Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs auf Exkursionen. Die benutzerfreundliche Oberfläche integriert sich nahtlos in andere Unternehmenssysteme und bietet zudem eine Live-Tracking-Funktion zur sekundengenauen Arbeitszeiterfassung.

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Tipp!

Bilder: Shutterstock, PASS, BSZAB