Jedes Unternehmen möchte seine finanziellen sowie personellen Ressourcen effizient einsetzen und möglichst schonen. Dieses Ziel kann für – aber auch gegen – den Einsatz von Softwareprodukten sprechen. Welche Faktoren hier entscheidend sind und wie eine Inventarisierungslösung Arbeitsabläufe optimieren kann:
Für wen lohnt sich IT-Inventarisierung?
Ob eine IT-Inventarisierung notwendig ist und ob sich diese lohnt, hängt weder von der Branche noch von der Anzahl der Beschäftigten eines Unternehmens ab. Entscheidend sind an dieser Stelle die Faktoren Anzahl & Komplexität der eingesetzten Assets. Die Branchen unserer Kunden reichen von öffentlichen Einrichtungen über Unternehmen im Entwicklungs- und Fertigungsbereich bis hin zu FinTechs.
Über die Ocean Breeze Energy GmbH & Co. KG
Wie wird inventarisiert?
Im Unternehmen wird bereits beim Einkauf der ersten Gegenstände klar – diese müssen irgendwie dokumentiert werden. Die einfachste, am schnellsten verfügbare und kostengünstigste Lösung liegt dabei auf der Hand: Das Inventar wird manuell in Excel-Tabellen aufgelistet. Zu Beginn ist diese Lösung zweckerfüllend und gut handhabbar. Doch mit ansteigender Anzahl der zu verwaltenden Gegenstände zeichnen sich die Nachteile dieser Lösungsvariante ab. Wertvolle Arbeitszeit von Mitarbeitern aus der IT-Abteilung wird gebunden und die wachsende Liste wird nicht nur unübersichtlich, sondern führt zu veralteten und invaliden Daten. Ab diesem Punkt wird eine zentrale Automatisierungslösung benötigt.
Eine Automatisierungslösung ermöglicht eine einfache und übersichtliche Bestandsverwaltung mit kontinuierlichem Echtzeit-Überblick. Bereits vorhandene Daten aus Excel-Listen können importiert und als Datengrundlage genutzt werden. Neben der Verwaltung von Hardware, Software, Lizenzen, Verbrauchsmaterial, Bestellungen sowie Verträgen, können im System eigene Menüpunkte hinzugefügt werden. So lassen sich, neben den Standard-Assets, auch individuelle Gegenstände (z.B. Bürostühle oder Schreibtische) im System organisieren.
Darüber hinaus können Bar- oder QR-Codes mit dem System generiert werden, um Gegenstände damit auszustatten. Die jährliche physische Inventur ist somit im Handumdrehen durchgeführt. Sie verleihen Laptops oder andere Geräte an Mitarbeiter? Kein Problem. Auch hier behalten Sie mit einer Inventarisierungslösung den Überblick, in dem Sie diese Verleihprojekte dokumentieren.
So hat Ocean Breeze vorher inventarisiert
Welche Vorteile bringt IT-Inventarisierung?
Eine umfassende IT-Inventarsoftware ermöglicht eine zentrale Organisation, Verwaltung und Überwachung der IT. Zu den Vorteilen zählen u.a. folgende Punkte:
- Verbesserung des IT-Asset-Management: Reduktion von Kosten und Risiken bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität
- Bekämpfung von Schatten-IT
- Steigerung der IT-Sicherheit
- Reduzierung manueller Prozesse
- Massive Verringerung der Fehlerquote
- Zentrale und übersichtliche Datenhaltung
- Optimierungen und Einsparungen bei Software-Lizenzkosten
- Reporting-Funktionen ermöglichen es, Einsparungspotenziale zu erkennen
Diese Vorteile erzielt Ocean Breeze
Kriterien für die Softwareauswahl
Bei der Auswahl der IT-Inventarisierungssoftware sollten mehrere Kriterien in der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Dazu gehört die Definition der Anforderungen an die Lösung im Allgemeinen, aber auch im Speziellen. So sollte z.B. ganz klar sein, welche Ansprüche an die Benutzerfreundlichkeit des Systems gestellt werden. Ein Kriterium, das nicht zu unterschätzen ist, gerade, weil die Lösung in der Regel nicht den Kern eines Geschäftsmodells betrifft und somit bei den Mitarbeitern nicht täglich im Einsatz ist. Umso wichtiger ist es, dass keine Arbeitszeit durch komplizierte Dialoge verschwendet wird. Weitere wichtige Entscheidungsfaktoren sind u.a. das gewünschte Nutzungsmodell sowie das Budget, welches eingesetzt werden soll. Mehr zu diesem Thema können Sie hier lesen: IT-Inventarisierung: 6 Kriterien für die Softwareauswahl
Das war für Ocean Breeze entscheidend
Aufwand runter – Benefits hoch
Neugierig, wie eine Software zur zentralen Bestandsverwaltung von Hard- und Software aussehen kann? Hier erhalten Sie Einblicke in das PASS System Inventory:

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