Viele Unternehmen verwalten ihr Inventar noch immer in Excel – ein Verfahren, das auf den ersten Blick praktisch erscheint, aber in der täglichen Anwendung schnell an Grenzen stößt. Mit wachsendem Bestand, mehreren Standorten und zunehmender Komplexität steigt der Aufwand für Pflege und Kontrolle deutlich. Dabei gibt es längst digitale Alternativen, die diese Aufgaben strukturierter und verlässlicher abbilden.
Inhaltsverzeichnis
Warum braucht es überhaupt eine cloudbasierte und effiziente Inventarisierung?
Warum Inventarisierung wichtig ist: Eine Inventarisierung schafft Transparenz über alle Geräte, Maschinen und IT-Assets im Unternehmen. Nur wenn klar dokumentiert ist, welche Gegenstände vorhanden sind, wo sie sich befinden und wer sie nutzt, lassen sich Ressourcen effizient verwalten.
Vollständiger Überblick statt Blindflug: Ohne Inventarisierung entstehen schnell Lücken. Geräte verschwinden in Abteilungen, doppelte Anschaffungen kosten unnötig Geld und Verantwortlichkeiten bleiben unklar. Eine strukturierte Inventarisierung sorgt dagegen für Ordnung, verhindert Verluste und macht Unternehmenswerte jederzeit sichtbar.
Effiziente Verwaltung und weniger Aufwand: Durch eine konsequente Inventarisierung wird sofort ersichtlich, welches Gerät ausgeliehen, defekt, im Lager oder im Einsatz ist. Das erleichtert Planung, Wartung und Budgetierung und unterstützt IT, Einkauf und Management gleichermaßen.
Wann lohnt sich Excel?
Excel kann für die Inventarisierung sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen nur wenige Geräte oder Gegenstände verwaltet und die Daten selten verändert werden. Gerade zu Beginn oder in sehr kleinen Teams bietet Excel einen schnellen und kostenlosen Einstieg, da keine zusätzliche Software angeschafft werden muss.
Besonders praktisch ist Excel, wenn die Inventarisierung nur von einer Person betreut wird und keine komplexen Funktionen wie Auswertungen, Nutzerverwaltung oder automatische Erinnerungen benötigt werden. Die Datei lässt sich leicht erstellen, spontan anpassen und ohne großen Aufwand pflegen.
Wann stößt Excel bei der Inventarisierung an seine Grenzen?
Spätestens wenn das Inventar wächst, mehrere Mitarbeitende eingebunden sind oder Geräte häufiger den Standort wechseln, gerät Excel in der Inventarisierung schnell an seine Grenzen. Tabellen lassen sich zwar erweitern, werden aber mit jeder zusätzlichen Spalte unübersichtlicher und fehleranfälliger. Sobald mehrere Personen gleichzeitig Daten pflegen, entstehen leicht Versionskonflikte, doppelte Einträge oder Lücken in der Dokumentation.
Mehr Inventar = mehr Risiko: Mit wachsender Anzahl an Assets steigt der Anspruch an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Excel bietet jedoch keine automatischen Erinnerungen, keine integrierten Prüfprozesse und keine lückenlose Historie. Dadurch gehen Informationen schnell verloren – zum Beispiel, wer ein Gerät zuletzt hatte oder wann es gewartet wurde. Die Inventarisierung wird damit unzuverlässig und kostet immer mehr Zeit.
Komplexität verlangt digitale Strukturen: Sobald Unternehmen Auswertungen benötigen, Zugriffsrechte vergeben wollen oder mehrere Standorte verwalten, stößt Excel endgültig an seine Grenzen. Für eine skalierbare und professionelle Inventarisierung fehlt der Tabelle die Funktionstiefe. Das führt unweigerlich zu manuellem Mehraufwand, Fehlern und Intransparenz.
Compliance und Revisionssicherheit: Warum ist Excel nicht immer compliant?
Bei der Inventarisierung spielt nicht nur Transparenz, sondern auch Compliance eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, welche Assets vorhanden sind, wem sie zugeordnet wurden und wie sich ihr Status im Zeitverlauf verändert hat.
Fehlende Rechteverwaltung als Risiko: Ein weiterer Schwachpunkt in Excel ist eine fehlende, fein abgestufte Nutzer- und Rechteverwaltung. Sobald mehrere Mitarbeitende Zugriff erhalten, kann jeder Datensätze verändern oder versehentlich löschen. Das macht die Inventarisierung angreifbar, sowohl in Bezug auf Datensicherheit als auch auf Datenqualität. Besonders in regulierten Branchen oder bei sensiblen Asset-Daten ist das ein Problem.
Keine revisionssichere Historie: Für eine revisionssichere Inventarisierung braucht es eine vollständige Historie, automatische Protokolle und unveränderbare Änderungsverläufe. Excel bietet all das nicht. Wird ein Asset falsch eingetragen oder eine Zeile gelöscht, fehlt der Beweis, was vorher eingetragen war. Eine spätere Prüfung – intern oder extern – ist damit kaum belastbar.
Somit fehlt Excel die notwendige Nachvollziehbarkeit, die viele Richtlinien, interne Compliance-Vorgaben oder auch externe Prüfungen voraussetzen.
Vorteile einer cloudbasierten Inventarisierungssoftware als strukturierte Alternative
Moderne Inventarisierungssoftware bietet hier einen anderen Ansatz: Informationen zu Geräten, Räumen und Personen werden in einer gemeinsamen, zentralen Plattform verwaltet. Das schafft nicht nur eine bessere Übersicht, sondern reduziert auch den Aufwand für Abstimmungen und Aktualisierungen. Solche Systeme, wie z.B. die PASS Inventory Software, bieten unter anderem:
- Eine zentrale Verwaltung von Assets mit individuellen Typen und Zusatzfeldern
- Raum- und Arbeitsplatzzuordnung
- Verleihfunktionen mit Verfügbarkeitsprüfung
- Möglichkeit zur mobilen Erfassung via Smartphone-App
- Nahtlose Synchronisierung beim Systemwechsel
Gerade das Thema nahtlose Synchronisierung ist besonders spannend, wenn es um die Umstellung von bestehenden Systemen geht.
Vergleichstabelle Excel vs. Software
| Feature | Excel | Software |
|---|---|---|
| Einstiegskosten | Gering | Mittel |
| Mobilfähigkeit | Nein | Ja (App/Web) |
| Rechtemanagement | Nein | Ja |
| Prüfprotokolle | Nein | Ja |
| Änderungsverfolgung | Nein | Ja |
| API-Anbindung | Nein | Ja |
| Erinnerungsfunktionen | Nein | Ja |
| Echtzeit-Zugriff | Nein | Ja |
| Auswertungen & Berichte | Eingeschränkt | Umfangreich |
| DSGVO-Konformität | Nein | Ja |
Fazit: Effizienzgewinn durch digitale Inventarisierung
Unternehmen, die ihre Inventarisierung noch mit Excel organisieren, stoßen schnell an Grenzen und verschenken wertvolles Potenzial. Digitale Inventarisierungslösungen sorgen für Transparenz, Genauigkeit und klare Verantwortlichkeiten – unabhängig von Standort, Team oder Inventargröße. Sie reduzieren manuellen Aufwand, vermeiden Fehler und unterstützen Fachbereiche wie IT, Einkauf oder Facility Management spürbar im Alltag.
Durch automatisierte Prozesse, revisionssichere Dokumentation und mobile Erfassung wird die Inventarisierung nicht nur effizienter, sondern endlich zukunftssicher. Wer auf eine moderne, cloudbasierte Lösung umsteigt, gewinnt Kontrolle, Zeit und Struktur – und macht sich von Excel dauerhaft unabhängig.
Bilder: Shutterstock, DRK Bodensee-Oberschwaben
