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IT-Inventarisierung: der Benefit aus Kundensicht

Notwendig oder überflüssig? Eine Frage, die sich auch bei IT-Inventarisierungslösungen stellt. Die Antwort gebe ich Ihnen anhand der Einführung einer solchen Software bei Ocean Breeze.

Maria Freund

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Jedes Unternehmen möchte seine finanziellen sowie personellen Ressourcen effizient einsetzen und möglichst schonen. Dieses Ziel kann für – aber auch gegen – den Einsatz von Softwareprodukten sprechen. Welche Faktoren hier entscheidend sind und wie eine Inventarisierungslösung Arbeitsabläufe optimieren kann:

Für wen lohnt sich IT-Inventarisierung?

Ob eine IT-Inventarisierung notwendig ist und ob sich diese lohnt, hängt weder von der Branche noch von der Anzahl der Beschäftigten eines Unternehmens ab. Entscheidend sind an dieser Stelle die Faktoren Anzahl & Komplexität der eingesetzten Assets. Die Branchen unserer Kunden reichen von öffentlichen Einrichtungen über Unternehmen im Entwicklungs- und Fertigungsbereich bis hin zu FinTechs.

Über die Ocean Breeze Energy GmbH & Co. KG

Rund 100 Kilometer vor der deutschen Nordseeküste schrauben sich 80 Windkraftanlagen aus dem Meer und trotzen der rauen See. Mit einer Leistung von 400 Megawatt ist der Windpark einer der größten in Deutschland. Er versorgt rechnerisch mehr als 400.000 Haushalte mit Strom. Eigentümer und Betreiber des knapp 60 Quadratkilometer großen Feldes mit dem Namen „BARD Offshore 1“ ist die Ocean Breeze Energy GmbH & Co. KG mit Sitz in Bremen. 2010 gebaut und 2013 komplett in Betrieb genommen, war er der erste kommerzielle Offshore-Windpark Deutschlands – und damit ein echter Pionier.

Wie wird inventarisiert?

Im Unternehmen wird bereits beim Einkauf der ersten Gegenstände klar – diese müssen irgendwie dokumentiert werden. Die einfachste, am schnellsten verfügbare und kostengünstigste Lösung liegt dabei auf der Hand: Das Inventar wird manuell in Excel-Tabellen aufgelistet. Zu Beginn ist diese Lösung zweckerfüllend und gut handhabbar. Doch mit ansteigender Anzahl der zu verwaltenden Gegenstände zeichnen sich die Nachteile dieser Lösungsvariante ab. Wertvolle Arbeitszeit von Mitarbeitern aus der IT-Abteilung wird gebunden und die wachsende Liste wird nicht nur unübersichtlich, sondern führt zu veralteten und invaliden Daten. Ab diesem Punkt wird eine zentrale Automatisierungslösung benötigt.

Eine Automatisierungslösung ermöglicht eine einfache und übersichtliche Bestandsverwaltung mit kontinuierlichem Echtzeit-Überblick. Bereits vorhandene Daten aus Excel-Listen können importiert und als Datengrundlage genutzt werden. Neben der Verwaltung von Hardware, Software, Lizenzen, Verbrauchsmaterial, Bestellungen sowie Verträgen, können im System eigene Menüpunkte hinzugefügt werden. So lassen sich, neben den Standard-Assets, auch individuelle Gegenstände (z.B. Bürostühle oder Schreibtische) im System organisieren.

Darüber hinaus können Bar- oder QR-Codes mit dem System generiert werden, um Gegenstände damit auszustatten. Die jährliche physische Inventur ist somit im Handumdrehen durchgeführt. Sie verleihen Laptops oder andere Geräte an Mitarbeiter? Kein Problem. Auch hier behalten Sie mit einer Inventarisierungslösung den Überblick, in dem Sie diese Verleihprojekte dokumentieren.

So hat Ocean Breeze vorher inventarisiert

Bisher verwaltete Ocean Breeze Hard-, Software, Lizenzen und Verträge in Excel-Listen. Der entscheidende Nachteil: Diese werden mit steigendem Umfang sehr komplex und unübersichtlich. Außerdem lassen sich Verknüpfungen zwischen Assets und Benutzern nur begrenzt darstellen. Aktuell beschäftigt das Unternehmen rund 40 Angestellte, darüber hinaus arbeitet es mit freien Mitarbeitern sowie externen Dienstleistern. „Der Aufwand für die IT-Inventarisierung wurde immer höher. Unser Wunsch war eine einfache und übersichtliche Lösung, die der Einzelpflege ein Ende bereitet“, erinnert sich Volker Schoon, IT-Verantwortlicher bei Ocean Breeze, zurück.

Welche Vorteile bringt IT-Inventarisierung?

Eine umfassende IT-Inventarsoftware ermöglicht eine zentrale Organisation, Verwaltung und Überwachung der IT. Zu den Vorteilen zählen u.a. folgende Punkte:

Verbesserung des IT-Asset-Management: Reduktion von Kosten und Risiken bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität
Bekämpfung von Schatten-IT
Steigerung der IT-Sicherheit
Reduzierung manueller Prozesse
Massive Verringerung der Fehlerquote
Zentrale und übersichtliche Datenhaltung
Optimierungen und Einsparungen bei Software-Lizenzkosten
Reporting-Funktionen ermöglichen es, Einsparungspotenziale zu erkennen

Diese Vorteile erzielt Ocean Breeze

PASS lieferte die IT-Inventarisierungssoftware im April 2019 als Lizenzlösung an Ocean Breeze aus. Seitdem profitiert der Windparkbetreiber von einem detaillierten Echtzeit-Überblick über alle Assets. Eine zentrale Datenhaltung löste unübersichtliche Excel-Listen an verschiedenen Ablageorten ab. Manuelle Pflegeaufwände gehören der Vergangenheit an. Sämtliches Inventar lässt sich über eine komfortable Web-Oberfläche verwalten – und kann sowohl Standorten als auch einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden. Gemeinsam mit der Personalabteilung entwickelte die IT von Ocean Breeze auf dieser Basis z.B. einen klaren Prozess für das On- bzw. Offboarding. Unter dem Strich steht damit eine Einsparung von Zeit und damit auch Kosten.

Kriterien für die Softwareauswahl

Bei der Auswahl der IT-Inventarisierungssoftware sollten mehrere Kriterien in der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Dazu gehört die Definition der Anforderungen an die Lösung im Allgemeinen, aber auch im Speziellen. So sollte z.B. ganz klar sein, welche Ansprüche an die Benutzerfreundlichkeit des Systems gestellt werden. Ein Kriterium, das nicht zu unterschätzen ist, gerade, weil die Lösung in der Regel nicht den Kern eines Geschäftsmodells betrifft und somit bei den Mitarbeitern nicht täglich im Einsatz ist. Umso wichtiger ist es, dass keine Arbeitszeit durch komplizierte Dialoge verschwendet wird. Weitere wichtige Entscheidungsfaktoren sind u.a. das gewünschte Nutzungsmodell sowie das Budget, welches eingesetzt werden soll. Mehr zu diesem Thema können Sie hier lesen: IT-Inventarisierung: 6 Kriterien für die Softwareauswahl

Das war für Ocean Breeze entscheidend

„Wir haben uns auch Konkurrenzprodukte angeschaut, diese erschienen uns aber zu komplex. Zudem sicherte uns PASS zu, dass wir uns mit unseren Wünschen und Verbesserungsvorschlägen aktiv an der Weiterentwicklung des Produkts beteiligen können“, erklärt Volker Schoon, IT-Verantwortlicher bei Ocean Breeze.

Aufwand runter – Benefits hoch

Neugierig, wie eine Software zur zentralen Bestandsverwaltung von Hard- und Software aussehen kann? Hier erhalten Sie Einblicke in das PASS System Inventory: