Last Minute Homeoffice ermöglichen: eine 5-Punkte-Checkliste

Jetzt muss es schnell gehen – nächste Woche tritt die Verordnung in Kraft, mit welcher der deutsche Gesetzgeber mehr Arbeitnehmer ins Homeoffice bringen will. So kann der Umstieg einfach und sicher gelingen:

Homeoffice bedeutet mehr, als seine Beschäftigten mit einem Laptop unter dem Arm nach Hause zu schicken. Meine Kolleginnen und Kollegen bei PASS arbeiten bereits seit März 2020 fast komplett von Zuhause. Aber nicht nur für ein IT-Unternehmen ist der Wechsel ins Homeoffice kurzfristig und mit wenig Aufwand umsetzbar.

Homeoffice-Checkliste

Für einen reibungslosen Übergang sollten Sie diese fünf Punkte berücksichtigen:

Ausstattung im Homeoffice
  • Verbindung: Grundvoraussetzung ist eine schnelle Internetverbindung: per Festnetz, Mobilfunk oder notfalls Satellit.
  • Hardware: Entweder das Unternehmen stellt seinen Beschäftigten ein fertig konfiguriertes Endgerät (z.B. Laptop, Tablet) zur Verfügung oder die Mitarbeiter nutzen ihre privaten Endgeräte.
  • Telefonie: Im Idealfall sind Mitarbeiter auch im Homeoffice unter ihrer beruflichen Rufnummer erreichbar und bei ausgehenden Telefonaten erscheint eben diese. Das muss die Telefonanlage im Unternehmen regeln. Auf Voice over IP (VoIP) basierende Telefonanlagen bieten hier üblicherweise eine hohe Flexibilität.

 

Sicherheit der Firmendaten

Ein Grund, weshalb viele Unternehmen in der Vergangenheit Homeoffice oder mobiles Arbeiten gescheut haben, war die Angst vor der Preisgabe von Firmengeheimnissen durch unsichere Anbindungen zu externen Geräten. Professionelle Lösungen sichern die Datenverbindung vom heimischen Arbeitsplatz in das Firmennetzwerk ab. Beispiele hierfür können VPN-Verbindungen oder per HTTPS verschlüsselte Datenübertragungen sein. Zusätzlich ist auch der Zugang über die Endgeräte gesichert. Neben dem passwortgeschützten Zugriff auf das Arbeitsgerät des Mitarbeiters kann auch der Zugang zu den Firmendaten per Mobilitätssoftware mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) geschützt werden. Zudem gilt auch bei berechtigten Zugriffen die Vertraulichkeit der Firmendaten zu gewährleisten. Unternehmensanweisungen, die das Speichern oder Ausdrucken von Dokumenten auf privaten Rechnern untersagen, können Mobilitätslösungen z.B. mit Container-Verfahren gewährleisten.

Tipps zum sicheren mobilen Arbeiten erhalten Sie übrigens auch in unserem Podcast „Homeoffice – Chance oder verstecktes Risiko?“.

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Zielführende Kommunikation

Die Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten ist das A und O. Alle sitzen im gleichen Boot und sollten sich daher solidarisch miteinander zeigen. Viele Collaboration Tools erlauben eine schnelle Kommunikation mit Kollegen, auch via Video. Ein kurzer Kaffeepausenplausch, wie auch im Büro üblich, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und hilft, sich nicht sozial isoliert zu fühlen.

Wie erfolgreiches Teamwork auch während langfristiger räumlicher Trennung gelingen kann, erfahren Sie in unserem Podcast „Teampower im Homeoffice“ mit dem Motivationspsychologen, Mentaltrainer und Buchautor Jörg Zeyringer.

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Mitarbeiterunterstützung

Für viele Mitarbeiter ist das Homeoffice noch Neuland. Hier sind vor allem die Unternehmen gefragt, denn sie müssen in Krisenzeiten sicherstellen, dass alle Arbeitnehmer wie gewohnt arbeiten können und bei Problemen die gleiche Unterstützung erhalten wie im Büro. Es sollte festgelegt werden, über welche Kanäle und Tools sich ausgetauscht werden kann. Videochats sollten die Option haben, den Bildschirm zu teilen, damit technische Hürden einfacher überwunden werden. Gerade älteren Kollegen fällt es häufig schwerer, digital zu kommunizieren – eine einfache und verständnisvolle Hilfe ist hier wichtig. Hierfür sollte die unternehmenseigene IT immer ansprechbar sein und aus der Ferne auf die Endgeräte zugreifen können, um Probleme zu beheben.

 

Rahmenbedingungen definieren

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten beachten, dass im Homeoffice grundsätzlich die gleichen Anforderungen an den Arbeitsschutz gelten wie am betrieblichen Arbeitsplatz. Das betrifft auch die Vorgaben für die Arbeitssicherheit.

Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit im Homeoffice tätigt. Das gilt unter anderem für Telefonkosten und Büromaterial. Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten zwingend schriftlich vereinbart werden.

Homeoffice-Lösungen aus der Praxis

Am Beispiel von zwei Lösungen möchte ich Ihnen aufzeigen, wie einfach und schnell der Umstieg in das Homeoffice erfolgen kann:

Awingu – One Workspace, Any Device, Anywhere

In Kooperation mit Awingu bietet PASS eine Möglichkeit, schnell, unkompliziert und günstig auf Homeoffice-Betrieb umzustellen. Benötigt wird hierbei nur eine Awingu-Appliance als Gateway zwischen den Remote-Geräten der Mitarbeiter (z.B. Notebook oder Tablet) und dem Rechenzentrum bzw. der Arbeitsplatzumgebung. Die Anschaffung von mobilen Geräten ist hierbei nicht zwingend notwendig, da die Mitarbeiter theoretisch auch die eigenen Geräte (BYOD) nutzen können.

Neben dem Zugriff auf den eigenen Desktop-Rechner des Mitarbeiters ermöglicht diese Lösung auch den Zugriff auf Intranet-Applikationen, Netzlaufwerke oder virtualisierte Desktops und/oder Applikationen.

Damit ist dies eine schnell umsetzbare Alternative zu den üblichen VPN- und VDI-Lösungen. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich sicher über moderne Browser wie Chrome, Firefox, Safari etc. von überall und mit jedem mobilen Endgerät auf Unternehmensanwendungen, Desktops und Dateifreigaben einzuwählen und diese zu nutzen. Auch das Betriebssystem des Endgerätes mit dem per Browser zugegriffen wird, stellt keine Einschränkung dar. Sowohl Windows-, Mac-, Linux- als auch iOS- und Android-Endgeräte sind kompatibel.

Prinzipiell gibt es für dieses Modell zwei Hosting-Ansätze. Entweder wird die notwendige Awingu-Appliance On-Premise im eigenen oder als SaaS-Lösung aus dem PASS Rechenzentrum betrieben und verwaltet.

PASS Digital Workplace

Soll nicht nur das Homeoffice, sondern auch das mobile Arbeiten von unterwegs angestrebt werden, empfiehlt sich der PASS Digital Workplace. Durch die verwendete Container-Technologie wird ein Vermischen von dienstlichen und privaten Daten auch beim Einsatz von privaten Endgeräten (BYOD) verhindert. Der Zugriff auf firmeneigene Daten erfolgt bei dieser Lösung nicht per Browser, sondern über native Apps. Zu diesem Zweck muss zu Beginn einmalig das Digital-Workplace-Software-Paket auf dem Endgerät installiert werden. Eine Übersicht und Verwaltung über die im Einsatz befindlichen Geräte und Konfigurationen durch die Administratoren, ermöglicht die ebenfalls zur Digital-Workplace-Lösung gehörende Endgeräte-Verwaltung (UEM). Neben Endgeräten mit iOS- oder Android- Betriebssystem unterstützt die Digital-Workplace-Lösung auch Windows- und Mac-Systeme.

Titelbild: Shutterstock

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