Mobiles Arbeiten in unruhigen Zeiten: Eine Bestandsaufnahme

Wenn wir der aktuellen Corona-Krise überhaupt etwas Positives abgewinnen wollen, dann sicherlich die Einsicht, dass gerade der öffentliche Sektor Nachholbedarf hat, wenn es darum geht, die Arbeit im Homeoffice – ein in vielerlei Hinsicht wichtiger Baustein im Zusammenhang mit der Digitalisierung – zu ermöglichen.

Während bei Wirtschaftsunternehmen bereits ein positiver Trend hin zu mehr digitalem Arbeiten zu erkennen ist, so scheinen viele Behörden noch in dieser Entwicklung abgehängt. „Corona ist Chance wie Aufforderung, Wirtschaft, Verwaltung und Gesundheitswesen noch entschiedener und schneller zu digitalisieren“, stellte der Präsident des Digitalverbandes Bitkom, Achim Berg, zu Recht fest.

Dieser Beitrag ist Teil unserer Blog-Serie zum mobilen Arbeiten:

Fakt ist, dass gerade der Bereich der öffentlichen Wirtschaft, welcher die Verwaltungsdienstleistungen erbringt, prädestiniert ist, flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Umso erstaunlicher ist es, dass diese Form des Arbeitens von den wenigsten Einrichtungen angeboten wird. Laut Gutachten des Instituts der Deutschen Wirtschaft sind lediglich 11 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland in der Lage, gewöhnlich oder manchmal von zu Hause aus zu arbeiten. Damit liegt Deutschland unter dem EU-Durschnitt von 14,8 Prozent und weit abgeschlagen hinter dem Spitzenreiter Niederlande mit 37,5 Prozent.

Was passiert in diesem Umfeld, wenn in Reaktion auf die COVID-19-Pandemie in bis dato nicht gekanntem Ausmaß die Beschäftigen in der Verwaltung die Arbeit im privaten Umfeld verrichten müssen? Nicht viel Gutes könnte man polemisch antworten – seriöser ausgedrückt: Die Produktivität sinkt rapide und die Risiken für Sicherheitslücken steigen.

Wo liegen die Ursachen?

Die Gründe hierfür sind vielfältig: Besonders limitierend wirkt sich aus, dass der Zugriff auf die Fachanwendung schlichtweg nicht funktioniert. Wenn nämlich entweder ein vom Arbeitgeber gestellter Laptop mit den passenden Werkzeugen fehlt oder der sichere Zugriff über den privaten PC auf die Systeme via VPN oder ein anderes Gateway unmöglich ist. Des Weiteren gestaltet sich die Zusammenarbeit und der fachliche Austausch schwierig, da die Werkzeuge zur Kollaboration (Stichwort: Websession) entweder komplett fehlen oder die Infrastruktur für die untypisch hohen Nutzerzahlen nicht ausgelegt ist.

In diesem Fall sind die Mitarbeiter zur Untätigkeit verdammt. Viele werden dies allerdings nicht akzeptieren und das Heft des Handelns selbst in die Hand nehmen, indem sie z. B. einen Kommunikationskanal über eine private E-Mail Adresse eröffnen oder eigenständig Werkzeuge zur Zusammenarbeit auswählen. Gedanken über die genauen Anforderungen an einem strukturierten Prozess und über mögliche Security-Probleme machen sie sich dabei aber nicht.

Beide Strategien sind enorm risikobehaftet: Die Dokumentation des Verwaltungshandelns wird lückenhaft, wenn die Informationen, die zu einem Verwaltungsakt geführt haben, später nicht dokumentiert werden. Die Werkzeuge zur Zusammenarbeit, die ausgewählt wurden, könnten in der Praxis zudem nicht die Anforderungen erfüllen, mit der Folge, dass die Akzeptanz stagniert. Der öffentliche Dienst benötigt aber eigentlich dringend einen Schub, wenn es um das Ermöglichen von flexiblen Arbeitsformen geht, um Attraktivität gegenüber der freien Wirtschaft zu gewinnen und Lohnnachteile mit weichen Faktoren wettzumachen.

Pandemie treibt die Umsetzung voran 

Meiner Einschätzung nach könnte die Corona-Krise einen Stein ins Rollen bringen, der vielerlei positive Nebenwirkungen mit sich bringt: Die Einsicht bei den Entscheidungsträgern, mobiles Arbeiten zu ermöglichen, wächst und es werden die notwendigen Mittel freigegeben, um die passende Infrastruktur hierfür bereitzustellen. Gleichzeitig steigt die Akzeptanz der MitarbeiterInnen für die Einführung der eAkte und die Umsetzung wird konsequent vorangetrieben. Dies hat den Nebeneffekt, dass Prozesse dann auch tatsächlich medienbruchfrei abgebildet sein werden und der Informationszugriff zeit- und – dank der Möglichkeiten des mobilen Arbeitens – auch ortsunabhängig erfolgen kann.

Im zweiten Teil dieser Blog-Serie zum mobilen Arbeiten wird Marcus Heinrich von der agilimo Consulting GmbH skizzieren, wie sicheres, hochverfügbares und nutzerzentriertes mobiles Arbeiten in der Praxis funktioniert.

Bild: Shutterstock

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