Die letzten Monate haben ein für alle Reisenden wichtiges Thema verstärkt ins Bewusstsein gerufen – die Sicherheit unterwegs. Die IT kann hier eine Stütze sein.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber wenn ich am Bahnhof stehe und plötzlich die Durchsage „Der Besitzer des Koffers auf Gleis 23 soll bitte sofort zu seinem Gepäck zurückkehren“ erklingt, schnellt mein Puls unwillkürlich in die Höhe. Dieses gestiegene Sicherheitsbedürfnis bestätigt auch die gerade erschienene Geschäftsreiseanalyse des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) – und zwar nicht nur im privaten Kontext. Auch auf Unternehmensseite rückt das Thema immer stärker in den Blickpunkt:

Warum? Zum einen besteht eine gesetzliche Fürsorgepflicht und zum anderen spielen unternehmensinterne Überlegungen eine Rolle. Stichworte sind hier z.B. Mitarbeiterbindung und Reputation. Wie die Studie zeigt, setzen sich vor allem größere Unternehmen (> 500 Mitarbeiter) intensiv mit dem Thema auseinander – bei jährlich elf Millionen Geschäftsreisenden und 182,7 Millionen Reisen eine nicht gerade kleine Herausforderung.

Die IT als Stütze

Was sind die Risikopotenziale auf Geschäftsreisen? Neben der steigenden Terrorgefahr fallen hierunter z.B. Naturkatastrophen, Raubüberfälle, Erkrankungen, Unfälle, Entführungen oder Streiks. Bleibt die Frage, was das alles mit IT zu tun hat. Die Antwort ist einfach: Sie kann sowohl in der Pre-Trip-Phase (vor der Reise) als auch in der In-Trip-Phase (während der Reise) präventiv und aktiv unterstützen. Und auch Post-Trip (nach der Reise) helfen die gewonnenen Erkenntnisse, die Sicherheit weiter zu erhöhen.

Pre-Trip

Das Intranet kann Schulungsunterlagen, Notfallpläne oder Reisehinweise bereitstellen – allerdings kennen wir alle die Halbwertszeit des Wissens. Besser ist es, wenn man aktiv informiert wird. Dank der IT kann dies automatisiert erfolgen. Unternehmen, die ein Geschäftsreisebuchungstool nutzen, profitieren im Optimalfall bereits während der Planung von reisespezifischen Hinweisen (z.B. Reisewarnungen, Gefahreneinschätzungen, Impfinformationen), die in den Prozess miteinbezogen werden. Dem betreffenden Mitarbeiter können die Informationen anschließend zusammen mit der Buchung übermittelt werden.

Bei unserem Travel Management System bezeichnen wir dies als „Aktiv-Consulting-Portlet“ – hier werden alle hilfreichen Informationen zur Reise eingeblendet. Getriggert wird dieses Informations-Portlet durch eine integrierte Rules Engine, die Inhalte maßgeschneidert steuert. Unser Produktmanager Paul Stief bezeichnet diese Rules Engine treffend als „Schweizer Taschenmesser der Anwendung“. Gleichzeitig können je nach Region bzw. Risikoprofil der Reise spezielle Genehmigungsprozesse hinterlegt werden.

In-Trip

Grundlage ist hier in der Regel der Reiseplan. Entsprechende externe Serviceunternehmen oder auch unternehmensinterne Abteilungen informieren auf dessen Basis den Reisenden proaktiv über eine veränderte Gefahrenlage oder kümmern sich im Worst Case um das Krisenmanagement. Dazu ist es notwendig, weltweit aus den verschiedensten Reisesystemen Daten zu sammeln und zentral zusammenzuführen. Nur so ist ein zuverlässiger Gesamtüberblick zu gewährleisten. Um den Reisenden schnell mit aktuellen Informationen zu versorgen und ihn bei Bedarf zu unterstützen, bieten sich Informations- oder Notfall-Apps an. Hier können z.B. eine 24-Stunden-Notfall-Nummer, Notfall-Daten sowie Travel-Alerts hinterlegt werden.

Geschäftsreisen im digitalen Zeitalter

Kosteneinsparung, Mitarbeiterzufriedenheit, Prozessoptimierung: In unserem digitalen Zeitalter steht vor allem die Optimierung des Reisens im Vordergrund – das umfasst auch das Thema Sicherheit. Neben der oben angesprochenen persönlichen Sicherheit spielt in unserer digitalen Welt natürlich auch der Schutz von Daten eine wichtige Rolle, denn viele sensible Daten sind auf der Reise elektronisch mit dabei. Daher ist es auch nicht überraschend, dass laut VDR gut 80 Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitern spezielle Hinweise zur IT-Sicherheit auf Geschäftsreisen mit auf den Weg geben. Die Maßnahmen hinsichtlich persönlicher Sicherheit liegen darunter. Hier gibt es also noch Aufholbedarf. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen allzeit eine gute und vor allem sichere Reise!

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