Praxistipps zur Datenmigration in der öffentlichen Verwaltung

Praxistipps zur Datenmigration in der öffentlichen Verwaltung

Steigender Kostendruck und die Digitalisierung verlangen nach modernen und flexiblen Prozessen. Eine Ablösung veralteter IT-Systeme steht auch in vielen öffentlichen Verwaltungen ganz oben auf der Agenda. Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Modernisierung: die Kenntnis der eigenen Daten.

Der Sinn und Zweck eines jeden Fachverfahrens, verstanden als speziell für die Anforderungen eines öffentlichen Auftraggebers erstellte IT-Lösung, besteht nach meiner Auffassung darin, Daten zu empfangen, weiterzuverarbeiten, zu speichern und ggf. weiterzugeben. Insofern kann man mit Bestimmtheit sagen, dass der Umgang mit Daten im Zentrum eines jeden Fachverfahrens steht. Folglich muss der Datenmigration im Falle einer Migration oder Neuentwicklung eine entscheidende Rolle beigemessen werden.

Phasen einer Datenmigration

Vorwegzuschicken wäre, dass Datenmigration grundsätzlich die Schritte Datenextraktion, -transformation und -übernahme umfasst, wobei sich in der Praxis das Durchlaufen der folgenden Phasen bewährt hat:

  • Phase 1: Datenanalyse
  • Phase 2: Festlegung des Zielsystems
  • Phase 3: Festlegung der Migrationsstrategie
  • Phase 4: Bereitstellung der Testumgebung
  • Phase 5: Durchführung der Test-Migration
  • Phase 6: Realisierung der „Echt-Migration“

Im Folgenden sollen die Phase 1 bis 3 erläutert werden.

Phase 1: Analyse der Daten

In einem ersten Schritt gilt es dabei, die Daten im Altsystem zu analysieren. Im Zentrum der Analyse sollte die Frage stehen, wie (bzw. ob) die vorhandenen Daten migriert werden können. Dabei muss vorab geklärt werden, an welcher Stelle im System die eigentlichen Dateien und die dazugehörigen Metadaten abgespeichert sind und wie die Datenverwaltung (Stichwort: „Datensatztypen“) umgesetzt ist. Weiterhin gilt es zu analysieren, welche Export- (und Konvertierungsmöglichkeiten) der Daten das Altsystem grundsätzlich vorsieht. Gerade dieser Punkt bedarf der genauen Betrachtung und ist mit einem nicht zu unterschätzenden Grad an Komplexität verbunden. Folgende typische Fragestellungen sind zu klären:

  • Müssen die Datenbestände konvertiert werden (bspw. Mapping des Datentyps, Datenfeldlängen, Attributeigenschaften wie optionales Feld oder Muss-Feld)?
  • Müssen Notiz-Informationen konvertiert werden?
  • Müssen Dokument-IDs, die in anderen Anwendungen gespeichert sind, konvertiert werden (bspw. Kassenbelege)?
  • Wurden bestimmte Vorlagen erstellt, die mit Hilfe des Fachverfahrens gefüllt wurden? Sollen diese Vorlagen ggf. übertragen werden?

Zudem sollten die zu übernehmenden Daten definiert werden. Bei jeder Datenmigration wird es nämlich Daten geben, die nicht in das Zielsystem übernommen werden können (z.B. Passwörter).

Phase 2: Festlegung des Zielsystems

Im Rahmen der „Festlegung des Zielsystems“ wird ein öffentlicher Auftraggeber eine grundsätzliche Herausforderung zu meistern haben: Obwohl die Festlegung des Zielsystems notwendig für die eigentliche Datenmigration ist, wird selbiges erst zu einem späteren Zeitpunkt, also nach Abschluss eines Ausschreibungsverfahrens (das bei der Beschaffung von komplexeren Lösungen bis zu ein Jahr in Anspruch nehmen kann), definiert werden können. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die ausschreibende Stelle besondere Sorgfalt darauf verwenden sollte, die zu migrierenden Daten möglichst umfassend zu beschreiben (vgl. Phase 1). Zudem sollte der Dienstleister, der für das neue Verfahren verantwortlich sein wird, bereits mit der Abgabe eines Angebots ein Konzept zur Datenmigration vorstellen. Dieses kann im späteren Projektverlauf aber nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn es auf einer möglichst passgenauen Datenanalyse aufgesetzt wurde. Ferner wird der Auftraggeber darauf achten, die Vorgaben zur Datenhaltung und deren Migration in ein neues Zielsystem durch die Formulierung etwaiger Anforderungen (ggf. sogar als Ausschlusskriterien) abzubilden, wie z.B.:

  • Kann die Dokumentenübernahme durch Konvertierung von Medien und Datenbankbeständen erreicht werden oder ist eine Neuarchivierung der Altbestände erforderlich?
  • Kann das neue System die vorhandenen Dateiformate verwalten (anzeigen, drucken)? Soll im Rahmen einer Migration eine Formatkonsolidierung erfolgen?
  • Müssen archivierte NCI-Dokumente konvertiert werden (bspw. Single- und Multipage-TIFF-Dokumente)?
  • Müssen archivierte CI-Dokumente konvertiert werden?
  • Können vorhandene Versionierungsinformationen und Renditions im neuen System abgebildet werden?

Phase 3: Festlegung der Migrationsstrategie

Das V-Model XT definiert die Migrationsstrategie wie folgt:

„Die Migrationsstrategie legt die Strategie für die Durchführung der Migration fest. Für die Ablösung eines Altsystems stehen grundsätzlich zwei Strategien zur Auswahl, die stufenweise Einführung oder die ‚Big-Bang‘ Strategie, also die Einführung in einem Schritt. Welche der Strategien für einen konkreten Fall geeignet ist, muss im Detail untersucht und festgelegt werden. Bei einer ‚Big-Bang‘ Strategie werden innerhalb eines festgelegten Zeitraums – häufig an einem Wochenende – das Altsystem abgeschaltet, das Neusystem installiert sowie Systemteile und Daten migriert. Bei einer stufenweisen Migration wird das Altsystem in mehreren Schritten migriert. Die stufenweise Migration ist im Allgemeinen unkritischer als die ‚Big-Bang‘ Strategie. Die Anwender können sich langsam an die neuen Funktionalitäten gewöhnen. Falls das neue System noch nicht stabil sein sollte, kann im Notfall auf das Altsystem zurückgegriffen werden.“

Unabhängig davon, welches Vorgehen Anwendung findet, wird man sich im Rahmen der Migrationsstrategie insbesondere mit dem Mapping von Informationen und der eigentlichen Dokumentenübernahme befassen. Mapping meint in diesem Zusammenhang die Zuordnung, welches Datum des Altsystems in das entsprechende Feld des Zielsystems-Datenmodells zu überspielen ist. Dies kann natürlich erst dann erfolgen, wenn das Zielsystem gefunden ist. Es wird dabei nicht erwartet, dass im Altsystem Felder enthalten sind, die in das neue Konzept keinen Einzug gefunden haben. Sollte sich ein Feld als nicht zuordenbar erweisen, so ist der Inhalt des Feldes auf Notwendigkeit und gegebenenfalls die Konzeption des Zielsystems auf Vollständigkeit zu überprüfen. Mit Hilfe dieses Mappings kann die Migration ggf. in Teilen automatisiert werden. Das Mapping dient auch zur Überprüfung der Richtigkeit der Migration.

Man muss die Daten kennen

Der Erfolg einer Datenmigration hängt also von vielen Faktoren ab. Als öffentlicher Auftraggeber sollte die Zielsetzung darin bestehen, möglichst viele dieser Faktoren zu beherrschen. Die unabdingbare Voraussetzung dafür ist wiederum eine genaue Kenntnis der Datenstrukturen im Altsystem. Nur wenn ich diese hinreichend ausführlich beschreibe, kann ich den künftigen Dienstleister in die Lage versetzen, die Migration in das Zielsystem erfolgreich zu realisieren.

 

Bildquelle: Shutterstock

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